Кадровый аудит деятельности персонала

Полная информация на тему: "Кадровый аудит деятельности персонала". Здесь собран полезный материал по теме из авторитетных источников. После прочтения вы можете задать оставшиеся вопросы дежурному юристу.

Кадровый аудит

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

  1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
  2. Соответствие сотрудников;
  3. Анализ уровней квалификации персонала;
  4. Общая амбициозность и мотивированность;
  5. Соблюдение установленных требований;
  6. Злоупотребление должностными полномочиями;

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству. В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так. Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли. В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора. Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости. Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.
Читайте так же:  Регистрация ооо партнер

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Заключение

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников. Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

Источник: http://bankspravka.ru/bankovskiy-slovar/kadrovyiy-audit.html

Анализ работы и формирование квалификационных требований к персоналу

Кадровый аудит

1. Объект и цели кадрового аудита

Объектом и целью кадрового аудита является трудовая деятельность работников, система социально- трудовых отношений и организация управления человеческими ресурсами.

Аудит управления персоналом — это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала предприятия, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить следующее: соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно- правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными поздравлениями; причины возникающих социальных проблем и возможные пути разреше- ния или снижения их негативного воздействия.

Аудит персонала (кадровый аудит) — это периодически проводимая экспертиза состояния дел в части управления персоналом, включающая: 1) систему мероприятий по сбору информации и ее анализу; 2) оценку на этой основе эффективности деятельности организации и эффективное использование трудового потенциала и 3) анализ социально-трудовых отношений.

Объектом кадрового аудита является трудовая деятельность работников, система социально-трудовых отношений и организация управления человеческими ресурсами.

Цель кадрового аудита — выявление внутренних резервов роста конкурентоспособности организации за счет инновационно-креативной деятельности работников, совершенствования системы мотивации труда.

Сущность кадрового аудита заключается в контроле, оценке персонала и результатов его деятельности.

Также важной целью проверки является эффективность, призванная сформулировать миссию, применяемые методы и технологию организации в каждом случае аудиторской практики. Отсюда сделаем вывод: миссия аудита персонала есть системная оценка эффективности деятельности человеческих ресурсов и состояния социально-трудовых отношений на объективном и субъективном уровнях. Аудит управления персоналом осуществляется на основе общепризнанных для аудиторской проверки принципов: профессионализма, независимости, достоверности, честности и объективности, сопоставимости с международным правом трудового потенциала и 3) анализ социально-трудовых отношений.

Кадровый аудит включает в себя четыре этапа: этап целеполагания, подготовительный этап, этапы оценки и анализа системы управления персоналом за определенный период или в динамике, формирование комплекса рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом организации.

1. Этап целеполагания предполагает определение целей и задач аудита персонала организации, выбор его целевых показателей.

2. Подготовительный этап — это предварительный сбор и анализ информации об организации и действующей системе управления персоналом, определение аудиторского риска, составление общего плана и программы проверки.

3. Этап анализа системы управления персоналом за определенный период или в динамике включает анализ текущего со- стояния показателей управления персоналом, анализ отклонений от оптимальных значений показателей, выявление причин отклонений, сопоставление значений показателей управления персоналом текущего и предыдущего периода, анализ причин изменений, составление аудиторского заключения.

4. На четвертом этапе формируется комплекс рекомендаций по достижению краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной эффективности управления персоналом, их совершенствованию и внедрению изменений в организации.

Источник: http://moodle.kstu.ru/mod/book/view.php?id=30350

Кадровый аудит деятельности персонала

Аудиторская деятельность является одним из основных инструментов как внешнего, так и внутреннего контроля законности деятельности организации и правильности отражения в учете хозяйственных операций. В качестве самостоятельного направления аудиторской деятельности можно выделить кадровый аудит.

Цель исследования: изучить сущность и особенности кадрового аудита, сформулировать его основные цели, дополнить их перечень, определить этапы и объекты кадрового аудита в условиях внедрения профессиональных стандартов

Материалы и методы исследования

Статья написана на основании изучения научной экономической литературы, посвященной вопросам кадрового аудита. Рассмотрены и проанализированы дефиниции данного понятия, предложенные в трудах российских ученых. При написании статьи использован абстрактно-логический метод, позволивший сформулировать авторское определение экономическим категориям, дополнить цели кадрового аудита, сформулировать этапы и объекты кадрового аудита.

Результаты исследования и их обсуждение

В настоящее время отсутствует официальное понятие «кадровый аудит». Однако в научной литературе существуют различные трактовки данного понятия. Нами проведена систематизация данного понятия.

Как отмечает ряд авторов, «кадровый аудит – это комплекс процедур, направленных на оценку эффективности существующей системы управления персоналом компании, соответствия кадрового потенциала компании, ее целям и стратегиям» [1].

Г.И. Сидунова считает, что кадровый аудит включает аудит персонала и частично знаний, а также аудит деятельности кадровых структур, поскольку кадровый аудит – это в первую очередь диагностика соответствия персонала организации ее целям и ценностям [2].

Как отмечает Т.Ю. Базаров, «кадровый аудит – это анализ и оценка соответствия структурного и кадрового состава организации её стратегии развития выбранным целям» [3].

Читайте так же:  Перерегистрация директора ооо

А.Э. Фролова дает следующее определение данной экономической категории: «… это процесс сбора, анализа и комплексной оценки информации о профессиональной деятельности персонала с выявлением причин и закономерностей в динамике показателей, характеризующих количественные и качественные результаты труда…» [4].

А.Я. Кибанов трактует данное понятие как инструмент управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений [5].

К.Н. Деревянко предлагает следующее определение кадрового аудита: «это независимая комплексная оценка системы кадрового документооборота, процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверки на предмет полноты состава и соответствия оформления действующему законодательству» [6].

Проведя сравнительный анализ представленных авторских трактовок, можно сделать вывод, что все трактовки определения «кадровый аудит» делятся на две группы:

– авторы, входящие в первую группу (А.Я. Кибанов, Л.С. Духнина, Е.И. Лысенко, М.О. Назаренко), рассматривают кадровый аудит как инструмент управления;

– авторы, входящие во вторую группу (А.Э. Фролова, Г.И. Сидунова, Т.Ю. Базаров), рассматривают кадровый аудит с позиции анализа оценки соответствия персонала результатам труда и стратегии предприятия.

Кадровый аудит – это более широкое понятие, чем аудит расчетов с персоналом по оплате труда. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда охватывает только бухгалтерский учет, а именно правильность начисления заработной платы и удержаний из нее.

Кадровый аудит, по нашему мнению, должен охватывать, как аудит расчетов с персоналом по оплате труда, так и правильность организации кадрового делопроизводства на предприятии, а также оценку соответствия персонала организации профессиональным стандартам, оценку кадровой безопасности предприятия и оценку разработанной и внедренной политики формирования лояльности сотрудников организации.

Нами сформулированы цели кадрового аудита. Они представлены в табл. 1.

Цели кадрового аудита

Цели кадрового аудита

С позиции организации кадрового учета персонала и организации кадрового делопроизводства

С позиции организации бухгалтерского учета персонала

С позиции соответствия профессиональным стандартам

Проверка организации работы структурного подразделения с кадровыми документами

Проверка правильности отражения в учете затрат рабочего времени и периода временной нетрудоспособности

Проверка соответствия уровня образования персонала требованиям профессионального стандарта

Проверка правильности хранения и заполнения кадровых документов

Проверка правильности и законности начисления основной и дополнительной заработной платы, отпускных, пособия по временной нетрудоспособности

Проверка соответствия опыта практической работы персонала требованиям профессионального стандарта

Проверка наличия документов по личному составу организации

Проверка правильности и законности начисления удержаний из заработной платы

Проверка соблюдения условий допуска к работе (если это предусмотрено профессиональным стандартом)

Проверка соблюдения сроков проведения аттестации персонала

Проверка правильности и законности предоставления льгот при исчислении НДФЛ

Проверка соблюдения сроков обучения персонала (повышение квалификации)

Проверка наличия базовых документов, регламентирующих начисления оплаты труды и ведения учета расчетов по оплате труда

Кадровый аудит с позиции соответствия профессиональному стандарту – это достаточно новое явление и в настоящее время оно является достаточно актуальным. Это связано с внедрением профессиональных стандартов.

В связи с этим нами разработаны этапы, объекты и направления кадрового аудита для проверки соответствия персонала требованиям профессиональных стандартов. Они представлены в табл. 2.

Этапы и объекты кадрового аудита при условии внедрения профессиональных стандартов

Этапы кадрового аудита

Объекты и направления кадрового аудита

– динамика уволенных сотрудников по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины

– методы обучения персонала;

– эффективность системы обучения персонала;

– соответствие системы обучения персонала требованиям профессионального стандарта;

– проверка необходимых знаний персонала, установленных профессиональным стандартом;

– проверка необходимых умений персонала, установленных профессиональным стандартом;

– проверка необходимых навыков (трудовых действий) персонала, установленных профессиональным стандартом;

– сбалансированность персонала по качественному составу

Стимулирование труда персонала

– положение об оплате труда

– наличие кадрового резерва;

– обучение персонала, состоящего в кадровом резерве;

– соответствие уровня образования и стажа работы сотрудника, включенного в кадровый резерв, требованиям профессионального стандарта

Видео (кликните для воспроизведения).

Оценка персонала на соответствие профессиональным стандартам

– соответствие наименования должностей, предусмотренных в профессиональном стандарте штатному расписанию;

– выполнение требований к образованию;

– выполнение требований к опыту практической работы;

– выполнение особых условий допуска к работе;

Оценка персонала с позиции кадровой безопасности и лояльности

– выявление сотрудников, склонных к инсайдерству;

– выявление сотрудников, нелояльно настроенных по отношению к организации;

– выявление факторов, способствующих ухудшению кадровой безопасности организации;

– анализ политики лояльности

Примечание. *Если сотрудник выполняет несколько трудовых функций, аттестацию нужно проводить по каждой из них.

В рамках выделенных направлений кадрового аудита мы рекомендуем использовать следующие процедуры:

1. Анализ кадрового потенциала предприятия, причин увольнения сотрудников, особенно по собственному желанию. Аудитору особое внимание следует уделять коэффициенту текучести кадров. Нормативно установленного значения данного коэффициента нет. Поэтому аудитору самостоятельно необходимо определить оптимальный для соответствующей отрасли коэффициент текучести и сравнить его с фактическим, на основании чего будут сделаны соответствующие выводы о состоянии кадровой политики на предприятии.

2. Анализ нормативных документов по учету и развитию кадров: штатное расписание, положение об оплате труда, положение по обучению сотрудников, положение по аттестации персонала. На данном этапе аудитору рекомендуется изучить штатное расписание и сравнить наименование должностей, указанных в нем, наименованию, рекомендуемому профессиональными стандартами. При изучении положения об оплате труда необходимо уделить внимание вопросам стимулирования персонала. Большую роль играет обучение персонала, поэтому аудитор должен проверить выполнение требований к периодичности прохождения сотрудниками повышения квалификации. При проверке документов по аттестации персонала аудитор должен установить, включены ли в аттестацию теоретические и практические вопросы, которые позволяют выявить знания, умения и навыки сотрудников, выполняющих соответствующую трудовую функцию, требованиям профессиональных стандартов.

3. Анализ стимулирования труда персонала. При анализе оплаты труда аудитор проверяет бухгалтерские документы на предмет правильности законности начисления основной и дополнительной заработной платы, а также правильность удержаний из заработной платы.

4. Оценка персонала: оценка персонала на предмет соответствия требованиям профессионального стандарта. На этом этапе аудитору необходимо сверить данные об образовании и стаже работы с требованиями профессионального стандарта.

Читайте так же:  Регистрация ооо регистратор

5. Оценка кадровой безопасности. При проведении кадрового аудита необходимо изучить факторы, которые способствуют снижению лояльности персонала и ведут к появлению угроз кадровой безопасности.

В качестве основных задач кадрового аудита В.А. Старовойт, В.Н. Футин определяют [7]:

– оценка кадровой политики экономического субъекта, ее согласованности с целями, задачами и стратегией развития компании;

– анализ соответствия плановой численности персонала производственной программе, количественного и качественного состава работников тактическим и стратегическим целям компании;

– определение стабильности занятости персонала, в том числе уязвимых слоев населения;

– оценка соответствия используемых методов подбора и отбора персонала требованиям законодательства, социальной и экономической эффективности;

– анализ методов расстановки и адаптации персонала, их соответствия интересам работников и стратегии развития организации;

– анализ состояния организации и нормирования труда;

– оценка условий труда и техники безопасности;

– диагностика кадровых технологий управления персоналом в русле требований социальной и экономической ситуации, стратегических задач производства;

– анализ организации оплаты труда персонала, реализации ее воспроизводственной, социальной и стимулирующей функций;

– оценка системы стимулирования и мотивации труда, обеспечения заинтересованности персонала в улучшении результатов своей деятельности;

– анализ используемых форм обучения, повышения квалификации и переподготовки персонала, их соответствия текущим и стратегическим целям компании и интересам работников;

– оценка системы учета управленческого кадрового потенциала и его использования в системе карьерного продвижения персонала;

– анализ системы управления социально-трудовыми отношениями, формированием благоприятного социально-психологического климата в коллективе;

– определение уровня и степени влияния на персонал организационной культуры;

– совокупная оценка эффективности деятельности службы управления персоналом.

Для качественного проведения кадрового аудита большую роль играет грамотно составленная программа аудита. Для ее составления необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. В настоящее время законодательно установленного перечня документов, подлежащих проверке в рамках кадрового аудита, нет. Поэтому аудитор самостоятельно определяет этот перечень исходя из специфики предприятия. Мы предлагаем все документы, подлежащие проверке при кадровом аудите, разделить на две группы. Это документы по кадровому учету и документы по бухгалтерскому учету. Они представлены в табл. 3.

Перечень документов, подлежащих кадровому аудиту

Документы по кадровому учету

Документы по бухгалтерскому учету

Табель учета использования рабочего времени

Приказы по личному составу

Личные дела работников

Базовые документы, регламентирующие методику ведения учета расчетов по оплате труда (Учетная политика)

Табель учета использования рабочего времени

Первичные документы по начислению заработной платы

Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета заработной платы

Формы бухгалтерской отчетности

Таким образом, на каждом предприятии прослеживается тесная взаимосвязь бухгалтерской и кадровой службы, роль кадровых документов в проведении тех или иных операций. От своевременного оформления кадровых документов (приказ о приеме на работу, приказы о предоставлении отпуска, приказы об увольнении и др.) зависит своевременность начисления и выплаты заработной платы.

Кроме того, именно кадровая служба разрабатывает положение по заработной плате, которое регламентирует не только начисление основной заработной платы, но и дополнительной. В положении указывается, за что работнику могут быть выплачены доплаты стимулирующего характера, за что могут быть применены взыскания. Именно это положение впоследствии становится основным документом по начислению заработной платы.

Выводы

Таким образом, при проведении кадрового аудита необходимо анализировать работу двух отделов. При проведении аудита кадрового учета аудитор устанавливает фактическое наличие сотрудников, При аудите учета оплаты труда – выявляет законность и правильность начисления заработной платы и достоверность ее отражения в регистрах бухгалтерского учета.

Источник: http://fundamental-research.ru/ru/article/view?id=42415

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

  • эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
  • правильности применения законодательной базы;
  • оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
  • изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
  • выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

  • смена руководства в организации;
  • передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
  • освобождение от должности руководителя отдела кадров;
  • подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
  • формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
  • инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
  • непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.
Читайте так же:  Открытие бизнес партал

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

  1. Частота проведения:
    • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
    • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
    • постоянный – устраивается регулярно;
    • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
  2. Охват объектов аудита:
    • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
    • локализованный – анализ выбранного объекта.
  3. Способ анализа:
    • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
    • системный – используется весь комплекс доступных методов;
    • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
  4. Уровень исследования:
    • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
    • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
    • тактический – проводится кадровыми службами.
  5. По отношению к компании:
    • внутренний – организовывается собственными силами;
    • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

  • аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
  • социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
  • экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

  • кадровой обеспеченности организации;
  • качества управления персоналом на фирме;
  • преобладающего руководящего стиля;
  • внутреннего климата в коллективе;
  • возможностей внедрения новшеств;
  • потребности в улучшении квалификации персонала;
  • потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
  • причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Источник: http://assistentus.ru/sotrudniki/audit-personala-kompanii/

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

В 2018 году внесено множество уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятий включают в себя анализ кадровой документации.

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
  • если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
  • при смене руководителя организации;
  • при массовом увольнении работников;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
  • в некоторых других случаях.
Читайте так же:  Организация аудиторской проверки и аудиторские процедуры

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

  • выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
  • определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
  • издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

  • штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
  • трудовые договора и договора о материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
  • личные карточки (форма N Т-2);
  • график отпусков;
  • уведомления работников о времени начала отпуска;
  • графики сменности (в случае работы по сменам);
  • табеля учета использования рабочего времени;
  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • должностные инструкции;
  • локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
  • локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
  • результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке трудовых книжек необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/kadrovyy-audit-polza-vidy-protsedura/

Кадровый аудит деятельности персонала
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here