Критерии кадрового аудита

Полная информация на тему: "Критерии кадрового аудита". Здесь собран полезный материал по теме из авторитетных источников. После прочтения вы можете задать оставшиеся вопросы дежурному юристу.

Кадровый аудит

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

  1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
  2. Соответствие сотрудников;
  3. Анализ уровней квалификации персонала;
  4. Общая амбициозность и мотивированность;
  5. Соблюдение установленных требований;
  6. Злоупотребление должностными полномочиями;

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству. В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так. Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли. В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора. Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости. Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.
Читайте так же:  В каких случаях проводится обязательный экологический аудит

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Заключение

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников. Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

Источник: http://bankspravka.ru/bankovskiy-slovar/kadrovyiy-audit.html

Кадровый аудит

Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

С января 2018 года были приняты изменения в ТК РФ,

регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства

Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

Когда обращаются за услугами кадрового аудита

Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

  • Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
  • Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
  • Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

  • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
  • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
  • Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
  • Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов

Источник: http://www.serconsrus.ru/services/kadrovyy-audit/

Кадровый аудит

«Кадровик. Кадровый менеджмент», 2007, N 5

Любая организация, независимо от ее размеров, форм собственности и видов деятельности сталкивается с проблемами в области управления персоналом. Особенно если организация применяет стратегию развития. Часто сотрудники служб управления персоналом и топ-менеджмент не всегда понимают и реально могут оценить потенциал и способность персонала компании достичь тех или иных результатов, поставленных перед организацией. В этих случаях требуется независимый и комплексный взгляд на действующую систему управления персоналом, для того чтобы понять, способна ли она и ее кадровый потенциал достичь поставленных перед организацией целей. Помочь решить эту проблему может аудит управления персоналом.

Что же это такое — аудит управления персоналом?

Важно понимать, что аудит управления персоналом, или кадровый аудит, как его по-другому называют, — это не просто оценка работающего персонала или анализ системы управления персоналом, аудит управления персоналом — это комплексное всестороннее исследование системы управления персоналом на уровне высшего руководства, службы управления персоналом и линейного руководства, включающее анализ и оценку кадрового потенциала, функций управления персоналом, организационной структуры и функционального разделения труда, эффективности системы управления персоналом, а также разработку рекомендаций по ее совершенствованию.

Когда и как применять аудит управления персоналом,

какие результаты можно получить?

Компания, сферой деятельности которой является розничная торговля автомобильными шинами, колесными дисками и аксессуарами, а также услугами шинного сервиса (такими, как шиномонтаж, балансировка, экспресс-замена масла, замена колодок, установка углов сход-развала, мелкий ремонт и т.д.), существует на рынке более 6 лет. За это время компания достигла высоких результатов и выросла в крупное торговое предприятие с развитой розничной сетью.

Шинная отрасль имеет явные особенности управления персоналом, связанные с ярко выраженной сезонностью шинного бизнеса.

Организация находится на стадии активного роста и имеет амбициозные планы, однако важно понять, готова ли действующая система управления персоналом и персонал к планируемым изменениям. Для этого необходимо провести аудит управления персоналом.

Технология проведения аудита управления персоналом

На первом этапе определим цель аудита управления персоналом для конкретной организации — получение оперативной информации о состоянии системы управления персоналом, соответствии ее стратегическим целям организации и разработка комплекса рекомендаций по ее совершенствованию.

Определим основные задачи аудита управления персоналом для конкретной организации:

— определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии и целям организации;

— оценка кадрового потенциала и его соответствия стратегии организации;

— выявление проблем в управлении персоналом, влияющих на эффективность организации.

Аудит управления персоналом проводится по четырем направлениям согласно алгоритму, представленному на рис. 1.

Алгоритм проведения аудита

управления персоналом по направлениям

┌───┤Расчет показателей кадрового потенциала│

│ Аудит кадрового│ │ │ Сравнение значений показателей с │

│ потенциала ├─┼───┤ определенными оптимальными значениями │

│ └───┤ Предварительное аудиторское заключение├┐

│ ┌───┤ Классификация функций управления ││

│ ├───┤ Определение затрат на осуществление ││

│ системы │ │ │ Расчет показателей по функциям системы││

│ управления ├─┼───┤ управления персоналом ││

│ ├───┤ Сравнение значений показателей с ││

│ │ │ определенными оптимальными значениями ││

│ └───┤ Предварительное аудиторское заключение├┤

│ ┌───┤ Построение схемы функциональных ││

Аудит ├───┤ Расчет показателей организационной ││

│ организационной│ │ │ структуры и функционального ││

│ структуры и ├─┤ │ разделения труда ││

Читайте так же:  Апелляционная жалоба на решение арбитражного суда пример

│ ├───┤ Сравнение значений показателей с ││

│ │ │ определенными оптимальными значениями ││

│ └───┤ Предварительное аудиторское заключение├┤

│ ┌───┤ Оценка значимости функций методом ││

│ ├───┤ Определение уровня качества ││

│ эффективности │ │ │ Расчет показателей эффективности ││

│ управления ├─┼───┤ управления персоналом ││

├───┤ Сравнение значений показателей с ││

│ │ определенными оптимальными значениями ││

└───┤ Предварительное аудиторское заключение├┤

Формирование итогового аудиторского заключения по │

Источник: http://hr-portal.ru/article/kadrovyy-audit

Кадровый аудит — что это такое?

Кадровый аудит — это проверка всех процедур и документов, связанных с движением (прием, перемещение, уход в отпуск и другое) работников в организации, на предмет соответствия законодательству РФ. Он может иметь узкую направленность, в этом случае проверяется только оформление кадровой документации. Либо захватывать всю область управления персонала.

Разделяют также внутренний и внешний аудит. Внутренний, компания проводит своими силами, в роли проверяющего может выступать сотрудник, хорошо знакомый с нормативными документами в части кадрового учета, например, юрист. Такой вариант подходит для небольших компаний. Для внешнего аудита привлекаются независимые сторонние организации, он считается более надежным и достоверным.

Аудит кадровой документации

Он не является обязательной процедурой, однако все большее число компаний проводят такой аудит. Это связано с ужесточением проверок трудовой инспекции и изменением правил по наложению штрафных санкций на предприятие, в случае обнаружения нарушений. Сумма штрафов увеличилась, так теперь протоколы выписывают на каждого работника.

В особенности рекомендовано проводить кадровый аудит компаниям, выполняющим следующие действия:

  • трудоустройство иностранных работников. Оформление документов в этой сфере помимо ГИТ, может заинтересовать еще и УФМС;
  • заключение с работниками договоров материальной ответственности;
  • использование испытательного срока при трудоустройстве и его контроль;
  • применение разных режимов работы;
  • работа сотрудников сверх установленного рабочего времени.

Во время проверки, аудитор не только должен проверить имеющиеся документы на наличие ошибок, но и оценить является ли предоставленный пакет полным или требуется оформление дополнительных документов. Например, наличие локально-нормативных актов на предприятие.

Этапы аудита:

  1. Постановка цели и задачи. Проверка может быть комплексной, когда проверяются все участки или тематической. На этом этапе определяется, какими силами он будет осуществляться (внутренний или сторонний), а также даты и сроки аудита. Если будет осуществлен внутренний контроль, приказом должны быть назначены ответственные лица.
  2. Подготовка необходимых документов.
  3. Изучение и анализ документов. Фиксируются все выявленные ошибки.

После того, как проверка окончена, аудитор дает письменное заключение по ее результатам, оценивается система ведения кадрового учета на предприятии и ее соответствие законодательству. Заключение должно содержать в себе следующую информацию:

  • сведения о документах, которые были предметом проверки;
  • перечень нарушений с комментариями. Аудитор должен ссылаться на нормативные акты, которые были нарушены;
  • риски компании;
  • рекомендации по устранению ошибок.

Аудит кадровой политики

HR — консалтинг представляет собой более широкий перечень мероприятий и затрагивает все сферы связанные с людьми. Цель аудита — разработка инструментов кадровой политики, которые позволят эффективно управлять персоналом согласно стратегии компании. В ходе такой проверки, дополнительно к аудиту кадровой документации, рассматриваются следующие вопросы:
  • анализ потребности организации в кадрах;
  • подбор персонала;
  • оценка кадров;
  • обучение и развитие персонала;
  • анализ системы оплаты труда;
  • мотивация персонала;
  • анализ корпоративной культуры;
  • оценка психологической обстановки в коллективе.

Предприятие прибегает к кадровому консалтингу в следующих случаях:

  1. Требуется разработка отдельных направлений в сфере управления персоналом (разработка системы мотивации, обучения и т.д.);
  2. Улучшение действующей кадровой политики;
  3. Постановка кадрового учета и других направлений кадровой политики с нуля.

Во время аудита эксперт анализирует действующую систему по управлению персоналом. Изучаются должностные инструкции работников отдела кадров, и определяется мотивация кадрового руководства. В результате проверки, аудитор выявляет кадровый потенциал предприятия и предлагает мероприятия для оптимизации технологий по управлению человеческими ресурсами.

Кадровый аудит проходит в два этапа. На первой стадии определяются темы, задачи проверки, уточняют мотивы, побудившие руководство фирмы обратиться за помощью к специалистам. На этом же этапе изучается текущая кадровая политика, составляется программа консультирования.

На следующем этапе происходит взаимодействие с работниками организации для достижения поставленных целей. Создается три сферы:

  • Развитие. Работники обучаются эффективным методикам решения проблем;
  • Поддержка. Создаются условия для успешного обучения персонала;
  • Закрепление. Переход искусственно созданного процесса в саморегулируемый.

В своей работе аудиторы используют разные методики, самыми эффективными из них являются:

  1. Коучинг. Специалисты проходят профессиональное обучение под руководством эксперта. Суть метода заключается в том, что для обучаемого создают такие условия, в которых он самостоятельно находит лучшее решение поставленных задач.
  2. НЛП. Методика подразумевает моделирование ситуаций, которые будут воздействовать на человека через его эмоциональный настрой. Применять такую технологию может только дипломированный эксперт.
  3. Социальные исследования. Аудитор проводит опрос (устный или письменный) сотрудников. В ходе беседы или анкетирования выясняется мотивация людей, их готовность к переменам, основные принципы, которыми они руководствуются в жизни.
  4. Создание новой структуры бизнес-процессов. Эксперт разрабатывают модель новой структуры. По ходу работы проводится оптимизации текущих процессов, и определяют новые требования.

Кадровый аудит — важный инструмент в развитии компании. Грамотно выстроенная кадровая политика способна улучшить взаимодействие в коллективе, увеличить производительность труда, сократить время на поиск и подбор работников, снизить затраты на оплату труда.

Источник: http://urlaw03.ru/ooo/article/kadrovyj-audit

Анализ работы и формирование квалификационных требований к персоналу

Кадровый аудит

1. Объект и цели кадрового аудита

Объектом и целью кадрового аудита является трудовая деятельность работников, система социально- трудовых отношений и организация управления человеческими ресурсами.

Аудит управления персоналом — это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала предприятия, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить следующее: соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно- правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными поздравлениями; причины возникающих социальных проблем и возможные пути разреше- ния или снижения их негативного воздействия.

Аудит персонала (кадровый аудит) — это периодически проводимая экспертиза состояния дел в части управления персоналом, включающая: 1) систему мероприятий по сбору информации и ее анализу; 2) оценку на этой основе эффективности деятельности организации и эффективное использование трудового потенциала и 3) анализ социально-трудовых отношений.

Объектом кадрового аудита является трудовая деятельность работников, система социально-трудовых отношений и организация управления человеческими ресурсами.

Цель кадрового аудита — выявление внутренних резервов роста конкурентоспособности организации за счет инновационно-креативной деятельности работников, совершенствования системы мотивации труда.

Сущность кадрового аудита заключается в контроле, оценке персонала и результатов его деятельности.

Читайте так же:  Реорганизация юридического лица может быть осуществлена

Также важной целью проверки является эффективность, призванная сформулировать миссию, применяемые методы и технологию организации в каждом случае аудиторской практики. Отсюда сделаем вывод: миссия аудита персонала есть системная оценка эффективности деятельности человеческих ресурсов и состояния социально-трудовых отношений на объективном и субъективном уровнях. Аудит управления персоналом осуществляется на основе общепризнанных для аудиторской проверки принципов: профессионализма, независимости, достоверности, честности и объективности, сопоставимости с международным правом трудового потенциала и 3) анализ социально-трудовых отношений.

Кадровый аудит включает в себя четыре этапа: этап целеполагания, подготовительный этап, этапы оценки и анализа системы управления персоналом за определенный период или в динамике, формирование комплекса рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом организации.

1. Этап целеполагания предполагает определение целей и задач аудита персонала организации, выбор его целевых показателей.

Видео (кликните для воспроизведения).

2. Подготовительный этап — это предварительный сбор и анализ информации об организации и действующей системе управления персоналом, определение аудиторского риска, составление общего плана и программы проверки.

3. Этап анализа системы управления персоналом за определенный период или в динамике включает анализ текущего со- стояния показателей управления персоналом, анализ отклонений от оптимальных значений показателей, выявление причин отклонений, сопоставление значений показателей управления персоналом текущего и предыдущего периода, анализ причин изменений, составление аудиторского заключения.

4. На четвертом этапе формируется комплекс рекомендаций по достижению краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной эффективности управления персоналом, их совершенствованию и внедрению изменений в организации.

Источник: http://moodle.kstu.ru/mod/book/view.php?id=30350

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

В 2018 году внесено множество уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятий включают в себя анализ кадровой документации.

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
  • если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
  • при смене руководителя организации;
  • при массовом увольнении работников;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
  • в некоторых других случаях.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

  • выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
  • определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
  • издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

  • штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
  • трудовые договора и договора о материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
  • личные карточки (форма N Т-2);
  • график отпусков;
  • уведомления работников о времени начала отпуска;
  • графики сменности (в случае работы по сменам);
  • табеля учета использования рабочего времени;
  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • должностные инструкции;
  • локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
  • локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
  • результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N
Читайте так же:  Вхождение в состав учредителей ооо

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке трудовых книжек необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Источник: http://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/kadrovyy-audit-polza-vidy-protsedura/

90. Кадровый аудит: направления, показатели, реализация.

Кадровый аудит – комплексное всестороннее исследование состояния дел в части управления персоналом – включает систему мероприятий по анализу кадрового потенциала, функций управления персоналом, организационной структуры и функционального разделения труда, эффективности системы управления персоналом, а также оценке на этой основе эффективности деятельности организации, использования трудового потенциала и регулирования социально-трудовых отношений.

Цель кадрового аудита – оценка деятельности экономического субъекта в сфере труда и трудовых отношений, установление соответствия применяемых экономическим субъектом форм и методов организации трудовой деятельности и трудовых отношений законодательным и нормативным актам, действующим в РФ, а также выработка на основании результатов проверок предложений по оптимизации организации трудовой деятельности и трудовых отношений, осуществляемых экономическим субъектом.

Исходя из целей аудита можно сформулировать его основные задачи:

•оценка текущей политики и стратегии организации, включая положение на рынке труда, целостность и системность поставленных целей, понимание их службой управления персоналом и руководителями;

•оценка технологии управления персоналом, включая анализ отбора и приема персонала, трудовой адаптации и использования персонала, системы обучения и профессионального продвижения;

•обеспечение соответствия результатов управления персоналом системе внешних и внутренних ситуационных условий, согласованности действий на стратегическом, линейном и функциональных уровнях управления персоналом друг другу;

•формирование эффективной системы стратегического и оперативного планирования, контроля и учета за реализацией планов, учета движения персонала, проведения кадровой политики;

•оценка показателей эффективности труда, его условий, анализ трудовых ресурсов и затрат труда, численности и состава работников, использования средств на заработную плату;

•оптимизация кадрового состава и реорганизация структуры управления посредством внедрения более эффективных методов и процедур, повышение эффективности информационных потоков кадровой системы;

•оценка работы кадровой службы, включая уточнение обязанностей и ответственности работников, их вклада в эффективность деятельности организации;

•разработка рекомендаций относительно изменений в политике и стратегии управления персоналом, улучшения формирования и использования кадров.

Аудиторская деятельность предполагает не только аудиторскую проверку, но и оказание сопутствующих аудиту услуг, к которым можно отнести:

•консультации по ведению учета и составлению кадровой отчетности;

•проведение семинаров, повышение квалификации и обучение персонала;

•научно-практические исследования и разработку методического обеспечения и рекомендаций по организации социально-трудового аудита;

•компьютеризацию составления отчетности, анализа социально-трудовых показателей, аудита и пр.; информационное обслуживание;

•консультационные услуги по вопросам трудового законодательства, менеджменту, разработке систем заработной платы, штатных расписаний и т.п.;

•экспертное обслуживание (проведение различного рода экспертиз, например, предварительной экспертизы заключаемых договоров).

Анализ задач аудита в сфере труда и социально-трудовых отношений организации позволяет выделить в качестве его основных направлений организационно-технологическое, социально-психологическое и экономическое.

Организационно-технологическое направление аудита персонала предусматривает проверку документации и анализ показателей деятельности организации, подтверждающих легитимность и эффективность работы. Существенная роль при этом отводится анализу трудовых показателей, характеризующих состояние трудовых ресурсов и кадрового потенциала, эффективность труда, систему оплаты и материального стимулирования труда. Кроме того, важны и показатели движения кадров, использования рабочего времени, производственного травматизма, отношения к работе и степень удовлетворенности трудом.

Читайте так же:  Документальное оформление аудиторской проверки

Социально-психологическое направление аудита персонала – это оценка социально-трудовых отношений с помощью таких показателей, как мотивация деятельности персонала, взаимодействие личных и коллективных интересов, развитие партнерских отношений между работодателями и трудовым коллективом, участие персонала в общественных организациях хозяйствующего субъекта.

Экономическое направление аудита персонала – это изучение значений таких показателей, как объем реализации на одного сотрудника, прибыль до уплаты налогов на одного работника, общие издержки на рабочую силу, издержки на одного работника, расходы на социальные выплаты и содержание социальной инфраструктуры.

Подобно финансовому аудиту аудит в трудовой сфере должен быть внешним и внутренним, обязательным и инициативным. Внешний аудит проводится аудиторской фирмой (аудитором) на договорной основе с хозяйствующим субъектом с целью объективной оценки деятельности организации в трудовой сфере, достоверности состояния отчетности и документации в этой сфере, а также подготовки рекомендаций по улучшению финансового положения организации, повышению эффективности ее деятельности, изысканию неиспользованных резервов производства. Внутренний аудит представляет собой проверку и оценку работы персонала организации в интересах фирмы. Целью внутреннего аудита должна стать помощь сотрудникам организации в эффективном выполнении своих функций. В качестве внутренней аудиторской проверки может выступать итоговый (годовой) анализ трудовых показателей, проводимый сотрудниками организации с участием приглашенных аудиторов-консультантов.

Как правило, в организациях используется внешний аудит. Руководство обращается к аудиторской фирме с предложением провести экспертизу социального характера, например при внедрении новой технологии, перепрофилировании производства, структурной реорганизации, создании временных или оперативных творческих групп, разрешении конфликтных ситуаций между работниками и работодателем. Эксперт, осуществляющий аудиторскую проверку, должен хорошо ориентироваться в финансовых вопросах, управленческой этике, социально-психологических аспектах управления, знать трудовое и административное право.

Реализация аудита включает ряд последовательных этапов:

1. Этап планирования мероприятий:

Проведение интервью с руководством компании.

Экспресс-анализ потребностей клиента в процедуре проведения кадрового аудита.

Определение задач и объема проводимых работ.

Согласование целей и сроков проведения оценки.

Подписание основных договорных документов на проведение процедуры.

На реализацию этапа отводится 2 дня.

2. Формирование критериев для оценки кадрового ресурса компании:

Анализ должностных инструкций;

Проведение интервью с руководителями оцениваемых сотрудников;

Проведение интервью с несколькими представителями из числа оцениваемых руководителей и специалистов.

На реализацию этого этапа отводится от 2 до 4 дней.

Дополнительно, может быть проведен профессиографический анализ нескольких ключевых должностей.

3. Разработка структуры и содержания оценки кадрового ресурса компании

На данном этапе разрабатывается и утверждается перечень и последовательность различных оценочных процедур, направленных на выявление степени выраженности характеристик и параметров оцениваемых специалистов. Также утверждается объем и структура итогового отчета, а также форма обратной связи для компании – клиента.На реализацию этапа отводится от 5 до 10 дней в зависимости от объема работ.

4. Подготовка экспертов из числа внутренних специалистов компании

Программы оценки, проводимые в рамках компании-клиента отличаются по содержанию и технологиям проведения, поскольку рассчитаны на оценку различных групп сотрудников в организации. Привлечение внутренних экспертов к оценочным мероприятиям может понадобиться при оценке ключевых сотрудников и специалистов компании. На подготовку экспертов отводится 1 день.

5. Проведение оценочных процедур

Проведение комплексной оценки руководящего состава и кадрового резерва компании занимает от 2 дня из расчета 10 ключевых сотрудников компании. При оценке персонала в массовом порядке, программы оценки могут быть скорректированы. Расчет временного ресурса будет зависеть в этом случае от содержания проводимых работ и количества человек, участвующих в оценке.

6. Проведение анализа системы управления персоналом и приоритетов в развитии компании

На этом этапе проводится анализ:

Нормативных и регламентирующих документов по управлению персоналом.

Основных бизнес процессов в компании.

Внутренних и внешних факторов, влияющих на развитие компании и работу с персоналом.

На реализацию этапа отводится 5-7 рабочих дней.

7. Обработка данных полученных в ходе кадрового аудита

На данном этапе проводится анализ количественной и качественной информации по персоналу компании. Также анализируются данные, полученные в результате аудита системы управления персоналом. На реализацию этого этапа отводится от 5 до 10 рабочих дней.

8. Подготовка итогового отчета

Формат и структура общего отчета утверждается на этапе разработки структуры и содержания процедуры проведения кадрового аудита. В зависимости от поставленных целей, он может содержать следующие разделы:

Информация о процедуре проведения кадрового аудита (цели, задачи, описание методов работы).

Перечень критериев оценки.

Информация об участниках оценки.

Результаты участников процедуры оценки в виде численной и графической информации.

Качественный анализ результатов с комментариями экспертов.

Рекомендации по оцениваемым сотрудникам.

Экспертный анализ системы управления персоналом компании, который включает в себя: описание основных ресурсов и «проблемных зон» для успешной реализации задач развития организации; рекомендации по оптимизации стратегий и методов работы с персоналом организации; рекомендации относительно структуры и основных направлений работы службы управления персоналом.

Приложения: детальное описание критериев оценки, дополнительная информация по результатам кадрового аудита, индивидуальные экспертные заключения на сотрудников, разработанные бланки для экспертов-наблюдателей, необходимая кадровая документация. Подготовка итогового отчета может занимать от 7 до 15 рабочих дней.

9. Обсуждение результатов с заказчиком.

На данном этапе заказчику предлагается презентация результатов оценки. При необходимости заказчик может обсудить с консультантом все полученные результаты в процедуре кадрового аудита, в том числе индивидуальные результаты участников оценки.

10. Обратная связь участникам оценки.

Проводится сессия обратной связи для участников оценки (участник получает информацию по своим результатам). Форма обратной связи утверждаются на этапе разработки структуры и содержания процедуры оценки. Ценность проведения обратной связи заключается в том, что участники получают информацию о себе и имеют возможность понять ресурсы своего развития в рамках данной компании.

Результаты, которые Вы получите от кадрового аудита:

-список выявленных в документах нарушений трудового законодательства;

-список документов, отсутствующий на предприятии, но являющиеся обязательными;

-рекомендации по исправлению нарушений.

-выявление основных кадровых проблем подробно и четко с выяснением их причин;

-возможность разработки программ по оптимизации затрат на управление персоналом компании.

-оценку степени соответствия существующей структуры и численности кадрового состава, стоящим перед организацией задачам;

-оценку готовности персонала к реализации целей и задач организации;

-явные, скрытые и потенциальные источники угроз и рисков, связанных с персоналом;

-рекомендации по оптимизации и повышению эффективности управления человеческими ресурсами компании.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://studfile.net/preview/2015373/page:9/

Критерии кадрового аудита
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here