Основные типы системы регистрации документов на предприятии

Полная информация на тему: "Основные типы системы регистрации документов на предприятии". Здесь собран полезный материал по теме из авторитетных источников. После прочтения вы можете задать оставшиеся вопросы дежурному юристу.

Формы регистрации документов

Формы регистрации документов могут быть трех видов: жур­нальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации* нужна тогда, когда учет доку­ментов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто­роны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета догово­ров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета кон­фиденциальных документов имеет следующие графы **:

* Журнальная система регистрации введена Генеральным регламентом Петра I в 1720 г.

** Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бу­мажных носителях // Секретарское дело.— 1999. — № 3, с. 30.

Форма регистрационного журнала обычных входящих доку­ментов проста и может иметь такие графы:

Журнальная система удобна и в том случае, когда в органи­зацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяет­ся (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве посту­пивших документов процесс регистрации занимает значи­тельное время, что естественно приводит к задержке даль­нейшей работы с документом;

• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных под­разделениях, куда он передается для исполнения, и доку­мент регистрируется повторно во всех отделах, через кото­рые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных фор­мах журналов;

• журнальная система регистрации делает практически не­возможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявле­ния документов, срок исполнения которых истекает на оп­ределенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в орга­низациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распростране­ние в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизвод­ство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве эк­земпляров и, следовательно, отпадает необходимость в по­вторной регистрации документов в структурных подразде­лениях;

• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким обра­зом, карточная система регистрации обеспечивает инфор­мационно-справочную работу;

• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводствен­ного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточ­ки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148×210) или А6 (105×148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно ис­пользовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верх­нему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре­жиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой кон­трольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных кар­точек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справоч­ные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Есте­ственно, что создание и ведение больших картотек — это трудо­емкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учрежде­ниях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудо­емкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Студент — человек, постоянно откладывающий неизбежность. 11003 —

| 7445 — или читать все.

Источник: http://studopedia.ru/16_18597_formi-registratsii-dokumentov.html

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Читайте так же:  Электронная регистрация ооо фнс

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

  • поступили из других организаций и от физических лиц;
  • внутренние и отправляемые документы;
  • требующие ответа;
  • из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

  • приказы по личному составу;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки работников;
  • личные дела работников;
  • уведомления работников;
  • командировочные удостоверения;
  • справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
  • протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

  • сводки и информация, присланные для сведения;
  • копии приказов руководителя по основной деятельности;
  • копии распорядительных документов вышестоящей организации;
  • формы статистической отчетности;
  • графики, наряды, заявки;
  • прейскуранты, прайс-листы,
  • технические условия;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты;
  • рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
  • учебные планы, программы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
  • корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

  • Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
  • Журнал учета входящей корреспонденции;
  • Журнал учета исходящей корреспонденции;
  • Журнал учета личных дел;
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
  • Журнал регистрации приказов по личному составу;
  • Журнал регистрации приказов на отпуск;
  • Журнал регистрации должностных инструкций;
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
  • Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

  • Журнал регистрации вводного инструктажа;
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Читайте так же:  Обязательный аудит публикация федресурс

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

Источник: http://archive-tkr.ru/statyi/post/o-tom-kakiye-dokumenty-nuzhno-registrirovat-a-kakiye-net-shpargalka-deloproizvoditelya

Организация регистрации документов

Задачи службы делопроизводства, порядок регистрации документов. Организация документооборота в ГУ «1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской обл.». Формы регистрации документов и значение для оперативного принятия управленческих решений.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 12.01.2012
Размер файла 2,4 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация и технология документационного обеспечения управления

Организация регистрации документов

1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Значение и задачи регистрации документов

1.2 Прием и регистрация документов в ГУ «1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской области»

2. ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Журнальная система регистрации документов

2.2 Карточная система регистрации документов

2.3 Автоматизированные системы регистрации

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Организация регистрации документов сейчас очень актуальная тема. Ведь от правильной регистрации зависят быстрый поиск любого документа, своевременный контроль исполнения документов и работа со всеми документами организации.

Учитывая актуальность темы в данной работе ставиться цель: раскрыть порядок регистрации документов. Для реализации указанной цели необходимо решить следующие задачи: раскрыть задачи регистрации документов, дать полное описание хода регистрации документов и изучить формы регистрации документов.

Курсовая работа состоит из двух разделов (регистрация документов и формы регистрации документов) и пяти подразделов (значение и задачи регистрации документов, прием и регистрация документов в ГУ «1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской области», журнальная система регистрации документов, картотечная система регистрации документов и автоматизированные системы регистрации), которые позволяют раскрыть цели и задачи данной работы.

1. Регистрация документов

1.1 Значение и задачи регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПК), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам Делопроизводство (Организация и технологии ДОУ): Учебник для вузов/Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. .

Читайте так же:  Налог на дивиденды с акций в россии

1.2 Прием и регистрация документов в ГУ «1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской области»

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные (журнальные) регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Входящая корреспонденция. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурном подразделении, созданного для ведения делопроизводства — канцелярии.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Все конверты вскрываются, за исключением писем имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направляется отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении доплатных писем.

Видео (кликните для воспроизведения).

В нерабочее время прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по части (постовой).

Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета и затем передает (не вскрывая пакеты) в канцелярию. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику части, затем начальник части немедленно докладывает начальнику ГУ «1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской области».

Принимаемые телефонограммы записываются дежурным радиотелефонистом ЦППС (центральный пункт пожарной службы) в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный радиотелефонист докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге.

Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции утверждается начальником ГУ «1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской области».

На не зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистрационный номер проставляется в нарастающем порядке в течение года.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Учет документов производится в специальных журналах.

После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику ГУ «1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской области», а затем в соответствии с резолюцией — исполнителям. При этом в учетных журналах делается соответствующая отметка о передаче документов.

Документы передаются на исполнение в структурные подразделения только через ответственного за ведение делопроизводства — заведующую канцелярией.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляют работники канцелярии.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), направляются на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются заведующей канцелярией в соответствующих карточках учета контроля.

Исполненные документы передаются исполнителями в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Инструкция по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России .

Из входящего документа в процессе регистрации в журнал выписываются следующие сведения:

· регистрационный номер документа;

· регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;

· автор (корреспондент) документа;

· заголовок (о чем документ);

· ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

· номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.

Исходящие документы. Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляют работники канцелярии.

Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 4 «Инструкции по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России» Далее Инструкция по делопроизводству. .

При приеме служебных документов для регистрации и отправки проверяется правильность оформления и адресования документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы в день их приема от исполнителей.

Исходящий номер в письмах состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-05, где 23 — порядковый номер, 3-05 — индекс дела по номенклатуре дел Инструкция по делопроизводству. .

Внутренние документы. Передача документов между структурными подразделениями производится через секретаря (ответственного за регистрацию внутренних документов) ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Документы передаются в структурные подразделения под роспись уже зарегистрированные и подписанные начальником.

При регистрации внутренних документов, например: заявлений (от гражданских сотрудников), рапортов (от аттестованных сотрудников) на отпуск, материальную помощь, санаторно-курортное лечение, объяснительные, и т.д. регистрируются в отдельном журнале, не занесенного в номенклатуру, для быстрого поиска и недопущения его потери.

делопроизводство регистрация управленческий документ

2. Формы регистрации документов

Формы регистрации документов могу быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПК).

Читайте так же:  Дивиденды по акциям лукойл в году

2.1 Журнальная система регистрации документов.

Журнальная система регистрации используется эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота — 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания: секретных, конфиденциальных. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Учетный номер документа

Вид и краткое содержание документа

Наименование подразделения и фамилия исполнителя

Номера носителя и листов черновика

Подпись за получение проекта и черновика документа, дата

Источник: http://knowledge.allbest.ru/management/2c0b65625b3bc78b4d53a88421316d37_0.html

Сущность, значение и формы регистрации документов

Тема 8. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа

– запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения в регистрационной базе данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело).

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ в учреждении (организации, предприятии) должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания или внутренние. Регистрация документов может осуществляться в следующих формах: централизованно, децентрализовано, смешанная форма регистрации.

Наиболее эффективной является централизованная система регистрации документов, которая заключается в осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Эти система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. В небольших организациях чаще всего используется централизованная форма регистрации.

Децентрализованная регистрация допускается в крупных учреждениях (министерствах, ведомствах), в территориально разобщенных структурных подразделениях, а также в необходимых случаях, вызываемых спецификой деятельности учреждения. Децентрализованная регистрация предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения.

При смешанной системе регистрации одна часть документов регистрируется централизованно, а другая — в структурных подразделениях.

Обязательной регистрации подлежат:

1) Документы, поступающие из вышестоящих органов управления или направляемые в их адрес.

2. Важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и т.д.).

3. Предложения, заявления, жалобы граждан.

4. Документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

5. Традиционные машинописные (рукописные) документы и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) и др.

Регистрируются все подписанные и оформленные документы, независимо от способа их доставки, передачи или создания. При необходимости допускается регистрировать проекты документов.

Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, определяется в учреждении индивидуально. Перечень утверждается руководителем учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или руководителем структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

Не подлежат регистрации: 1) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; 2) графики, наряды, заявки; 3) учебные планы, программы; 4) поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация, присылаемая для сведения, рекламные буклеты; 5) а также все документы, проходящие через службу документации и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах оперативному учету в специальных учетных формах. К таким документам относятся: бухгалтерские документы первичного учета, которые регистрируются в бухгалтерии; месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций, которые учитываются в функциональных или отраслевых структурных подразделениях и т.д.

При регистрации документов используют следующие инструктивные материалы: 1) перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ; 2) перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; 3) номенклатура дел; 4) классификатор документов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Студент — человек, постоянно откладывающий неизбежность. 11003 —

| 7445 — или читать все.

Источник: http://studopedia.ru/2_21559_sushchnost-znachenie-i-formi-registratsii-dokumentov.html

Виды регистрации документов в организации (стр. 2 из 5)

Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

Вряд ли можно считать оправданным добавление букв «К» или «л/с» к приказам по личному составу. Такие приказы всегда регистрируются в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, и их поиск не представляет никаких трудностей.

Регистрационный индекс совместного документа, то есть документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

Регистрационный номер может дополняться и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р6.30-2003:

На месте реквизита 12 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

На месте реквизита 29 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.

1.2. Способы регистрации документов

Существует несколько форм регистрации:

Журнальная система регистрации (Приложения № 2, 3, 4) нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.[5]

Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов: в организациях с объемом документооборота до 500-600 единиц в год.

Самый существенный недостаток журнальной формы – невозможность систематизации записей. Приверженцы журналов находят выход из положения, заводя журналы с собственным графлением для регистрации.

Читайте так же:  Открытие фаст фуда бизнес план

Слишком дробная система регистрации усложняет работу, поэтому ведение регистрационных журналов целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, диплома и т.д.). журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-банков и постепенно формировать из этих бланков сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в память компьютера и ее распечаткой.

Карточная форма регистрации (Приложение № 5) – наиболее удобная форма записи сведений о документах.[6]

Бланки регистрационной карточки изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 и А6. для визуального различия карточек разрешается изготавливать их из бумаги разного цвета либо с цветными сигнальными полосами.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования через прозрачный трафарет верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; регистрационные карточки могут изготавливаться на картоне различных цветов и набираться различным шрифтом. В ГСДОУ определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в карточку в качестве информационно-поисковых знаков документа (приложение № 1) и правила записи.

Картотеки бывают двух видов: справочные и контрольные:

Справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики во второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогичным образом целесообразно формировать и компьютерные базы данных.

В зависимости от объема документов, принятой системы регистрации, организации контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных картотек. Как правило, самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы составляются по предложениям, заявлениям и жалобам, ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям, кадровым распорядительным документам.

С внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства (СЭД) и имеющие ряд преимуществ:

· быстрый поиск документов по любым поисковым признакам (полям регистрационной карточки, ключевым словам), а при полнотекстовой системе электронного делопроизводства – и по текстам документов;

· смешанная централизованно-децентрализованная система регистрации, позволяющая регистрировать документы как в службе ДОУ, так и децентрализовано в подразделениях, отделах, департаментах, с внесением сведений о документах в единую базу данных (БД);

· автоматическое и с использованием справочников заполнение многих полей карточки, ускоряющее заполнение и снижающее вероятность опечаток при заполнении карточки на документы;

· возможность прямого доступа к сведениям о документах и самим документам организации с любого рабочего места, в том числе удаленного (филиалы, сотрудники в командировках и т.п.);

· гибкая настройка прав доступа к сведениям о документах и самим документам сотрудников.[7]

Все это в сочетании с быстрым ростом доли документов, существующих в электронной форме, приводит к активному распространению электронных систем регистрации документов, еще всего в составе комплексных систем электронного делопроизводства (СЭД).

Одним из важнейших результатов внедрения автоматизированных систем (СЭД) является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов.

Вместо поля «Ключевые слова» в системе электронного делопроизводства может использоваться заложенный в систему рубрикатор.

Вместо указания отдельно поля «срок хранения» может использоваться поле «номер дела по номенклатуре». В этом поле проставляется номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ или к которому относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то тем самым предварительно устанавливаются сроки хранения регистрируемых документов.

Также в СЭД обычно используется поле «Связанные документы». В этом поле устанавливается взаимосвязь между карточками документов – входящий ответ на исходящий и т.п. Связь может быть установлена между целым рядом документов – например, входящее письмо, подготовленная на его основе докладная записка, приказ, план, отчет и т.п. Все эти документы по одному вопросу могут быть связаны между собой. При этом сами бумажные документы могут храниться в различных подразделениях, например планы и отчеты – в плановом отделе, приказы – в секретариате и так далее, а СЭД позволяет, найдя карточку одного документа, быстро найти и все карточки связанных документов, а если используется полнотекстовая СЭД с прикрепленными к карточке документами, то и оперативно ознакомиться и с самими документами.

Однако внедрение современных технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве.

Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока. Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего времени.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://mirznanii.com/a/194581-2/vidy-registratsii-dokumentov-v-organizatsii-2

Основные типы системы регистрации документов на предприятии
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here