Пример внутреннего аудита кадровой документации

Полная информация на тему: "Пример внутреннего аудита кадровой документации". Здесь собран полезный материал по теме из авторитетных источников. После прочтения вы можете задать оставшиеся вопросы дежурному юристу.

Пример внутреннего аудита кадровой документации

Заказать обратный звонок

Внутренний аудит кадровой документации

Программа

Актуально: Перспективы перехода в оформлении кадровых процедур в электронном виде.
Законопроекты: электронный трудовой договор, электронные трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности.
Требования к электронным документам: какие виды подписи необходимо использовать для признания электронного документа равнозначным бумажному?

1. Аудит кадровых документов собственными силами
• Понятие аудита кадровых документов, виды проверок.
• Аудит как способ уменьшения штрафов.
• Оформление процедуры аудита. Выявление приоритетных направлений и сроков завершения работ. Разработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений.
• Определение сроков давности – какие нарушения устранять необязательно? За какие года необходимо проверить документацию?
• Определение ответственных лиц. Кого можно наказать за выявленные нарушения?
• Ответственность работников (внутренних аудиторов) за проведение кадрового контроля
• Проверочные листы как инструмент внутреннего контроля

2. Анализ оформления и содержания локальных актов
• Какие локальные акты обязательно должны быть в организации?
• Соблюден ли порядок утверждения и ознакомления работников?
• Как определить какие условия обязательно должны быть в локальных актах?
• «Незаметные» нарушения: какие формальности требует ГИТ от локальных актов?

3. Анализ оформления и содержания процедуры приема на работу
• Требования к трудовому договор. Проверка правильности заключения трудового договора и приема на работу особых/льготных групп
• Проверка приказов, трудовых книжек, уведомлений на предмет соответствия требованиям трудового законодательства

4. Аудит документов, связанных с движением кадров, предоставлением отпусков
• Анализ оформления документов, образующихся в процессе движения кадров (соглашения к трудовым договорам, приказы по личному составу, личные карточки Т2
• Правовые последствия нарушений правил оформления документов, связанных с движением персонала, исправление ошибок
• Аудит процедуры и документов по предоставлению отпусков.

5. Аудит документов по режиму и оплате труда
• Анализ графиков сменности.
• Требования к норме рабочего времени.
• Анализ оплаты труда работников. Требования к расчетным листкам. Анализ оплаты сверхурочной работы и работы в выходные дни.
• Оформление командировок.

6. Аудит документов по прекращению трудовых отношений
• Анализ процедуры прекращения
• Проверка документов по прекращению трудовых отношений
• Рекомендации к документам по увольнению на основе судебной практики
• Какие документы необходимо оформить?
• Когда подписать документы об увольнении?
• Рекомендации к нестандартным увольнениям: во время отпуска, болезни, в праздничный день

7. Оформление результатов аудита
• Подведение итогов проведения аудита
• Выработка рекомендаций по исправлению нарушений
• Разработка алгоритмов по кадровым процессам как способ минимизации нарушений
• Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства.

Очная встреча с лектором:
28 ОКТЯБРЯ 2019 года с 10.00 до 17.00
Место проведения: г. Сыктывкар, место проведения уточняется
Стоимость 5600 руб

Заочное обучение-самостоятельное изучение методического материала от лектора.

По окончании выдается Удостоверение о повышении квалификации на 16 часов**

Источник: http://www.tu-rk.ru/event/vnutrenniy-audit-kadrovoy-dokumentatsii/

Проведём внутренний аудит кадровых документов и документации в организации

Во время проведения аудита кадровых документов мы:

  • используем отработанную профессиональную методику;
  • применяем комплексный подход;
  • соблюдаем принципы деловой этики;
  • предоставляем правовое обоснование;
  • применяем индивидуальный подход к каждому клиенту.

При проверке кадрового аудита клиент самостоятельно определяет характер и объем проверки (сплошной, полный, выборочный или целевой аудит). В первую очередь проверяется документация, которая обязательна для всех организаций, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, затем проверяются документы, которые при определенных условиях также становятся обязательными

Целевой кадровый аудит

  • количество сотрудников по выборке – 20;
  • период проверки – 1-3 года, которые предшествуют дате начала проверки;
  • перечень работников составляет клиент;
  • в перечень включаются сотрудники следующих категорий – вновь принятые работники, сотрудники с длительным опытом работы в организации, исполнители, руководители;
  • срок проведения аудита составляет от 20 календарных дней (в этот период предполагается обязательное присутствие эксперта на территории заказчика как минимум 4 рабочих дня).

По итогам целевого аудита:

  • Если установлено наличие нарушений в отношении преобладающего количества сотрудников, то велика вероятность возникновения у клиента существенных рисков в случае трудового спора и проверки ГИТ. Следующий обязательный шаг – исправление нарушений/недостатков.
  • Если критической массы грубых нарушений не найдено, в таком случае вероятность их возникновения сводится к минимуму.

Аудит кадровых документов

Проведение аудита кадровых документов целесообразно:

  • в случае увольнения руководителя кадровой службы, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства;
  • в случае включения работодателя в план проверок на текущий год;
  • каждые 3 года, исчисляемые с момента государственной регистрации;
  • работы ИП и компании более 2 лет (ввиду первых плановых ревизий после 3 лет ведения бизнеса);
  • в случае изменений в законодательстве (все документы должны соответствовать действующим нормам, поэтому необходимые дополнения и изменения нужно вносить сразу);
  • в случае смены руководства организации;
  • при угрозе проверки после увольнения «обиженного» работника (несвоевременно выплачиваемая зарплата, премии, увольнение по инициативе работодателя).

Выборочный аудит кадровых документов.

Общие условия проведения:

  • проверка на отсутствие/наличие нарушений по конкретному аспекту/направлению кадрового делопроизводства;
  • в отчет включаются виды и несколько примеров нарушений, выявленных у заказчика.

Итог: клиент получает информацию о существующих видах нарушений без указания их точного числа (то есть указывается, к примеру, что в приказах о предоставлении отпусков нет подписи работника, и в качестве примера проводится ссылка не несколько приказов, где отсутствует подпись сотрудника). Далее работники кадровой службы клиента вычисляют отсутствие/наличие данных нарушений по кадровой документации.

Читайте так же:  Регистрация ооо форма р11001 бланк

Этот вид аудита не слишком удобен, если планируется проводить исправление допущенных нарушений.

Преимущества выборочной кадровой проверки – минимальный срок проведения и лояльная цена.

Аудит кадровой документации

Аудит кадровой документации предусматривает проверку содержания и наличия:

  • обязательной документации по учету кадров (личные карточки, трудовые договоры, табели учета рабочего времени, дополнительные соглашения к трудовому договору, штатное расписание, приказы по личному составу, трудовые книжки и др.);
  • локальных нормативных актов (Положение о персональных данных, Положение об оплате труда, ПВТР и др.);
  • других документов, которые имеют отношение к трудовым правоотношениям и предоставляются клиентом в ходе проведения ревизии.

Определение перечня необходимых кадровых документов, определенных трудовым законодательством, и проверка их наличия:

  • документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
  • документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

По итогам экспресс-аудита клиент получает перечень недостающих нормативных актов с подробным расчетом штрафных санкций за их отсутствие.

Сплошной или полный аудит кадровой документации.

Условия проведения кадровой проверки:

  • анализируется документация на всех сотрудников организации;
  • срок проведения проверки – от 25 календарных дней с обязательным присутствием эксперта на территории заказчика не менее 7 рабочих дней;
  • отражение в отчете всех нарушений и всей документации, где данные нарушения были выявлены.

Преимуществом полного аудита является то, что клиент получает полную картину нарушений трудового законодательства. Но данный вид проверки (в сравнении с выборочным или целевым) более длителен, а также предусматривает более высокую цену. В связи с этим не нужно доверять заверениям исполнителей, которые предлагают провести масштабную кадровую проверку быстро и за скромную сумму, в этом случае аудит будет проведен поверхностно, и его результат будет далек от действительности. А поскольку понять это можно лишь путем повторного аудита, многие нарушения так и останутся не выявленными, а спустя некоторое время проявятся у заказчика, подразумевая негативные последствия.

Стоимость аудита

Экспресс-аудит от 5 000 рублей

Выборочный от 1 000 рублей

Целевой аудит от 1 500 рублей

Сплошной и полный аудит:

– от 45 000 до 50 сотрудников

– от 70 000 от 50 сотрудников

Сроки проведения

Экспресс – от 14 дней

Целевой – от 20 дней

Полный – от 25 дней

Гарантии на работы

100% гарантия результата на качество аудита в случае прохождения проверки Роструда.

Источник: http://ajur.biz/kadrovoe-soprovozhdenie/audit-kadrovyh-dokumentov/

Проверяем кадровую документацию своими силами

Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:

— привлечь внешних специалистов (внешний аудит);

— провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).

Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.

Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:

перед государственной проверкой;

при смене руководителя организации или кадровой службы;

в случае изменения законодательства и т.д.

Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ

Если наниматель решил провести аудит кадровой документации, то, как правило, он издает приказ . В нем целесообразно установить:

— задачи и цели проведения аудита;

— сроки проведения аудита.

Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.

Справочная информация.

Узнать, придет ли государственный инспектор в вашу организацию, можно на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь: http://kgk.gov.by/ru/koord_plan_minsk-ru/.

План проверок составляется на полугодие, т.е. 2 раза в год.

— состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.

Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;

— срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.

Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы. Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке. К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:

  • правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
  • штатное расписание;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • должностные и рабочие инструкции;
  • личные дела работников;
  • личные карточки (для военнообязанных) ;
  • приказы (распоряжения) о приеме, переводе, отпусках, дисциплинарных взысканиях, увольнении;
  • графики (отпусков, работ, сменности);
  • табели использования рабочего времени и др.

Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ

Как правило, комиссия, проводящая аудит, проверяет наличие обязательных документов и их оформление. Отметим, что кадровые документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства (содержать обязательные и верно оформленные реквизиты, составляться на бланках организации (для некоторых видов документов) и т.д.) .

Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.

К ним относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции и др. . При их проверке следует учитывать, что ЛНПА должны:

Читайте так же:  Документы при регистрации ооо в году

— не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);

— оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить ;

— не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде и др.

При аудите ЛНПА стоит обратить внимание на ознакомление работников с ними . Оно может быть произведено путем проставления даты и подписи работника в самом ЛНПА, журнале или листе ознакомления.

Проверка трудовых договоров (контрактов).

Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:

всех обязательных сведений и условий ;

подписей обеих сторон (работника и нанимателя) .

Проверка личных дел.

Личные дела ведутся не на всех работников. Они обязательны для: руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих и на иных лиц, определенных законодательством (например, на явившихся для трудоустройства обязанных лиц ), .

Анализируя личные дела, следует обратить внимание:

— на последовательность включения в них документов;

— наличие в них обязательных документов.

Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.

  1. Внутренняя опись документов личного дела.
  2. Дополнение к личному листку по учету кадров.
  3. Личный листок по учету кадров.
  4. Автобиография.
  5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
  6. Заявление о приеме на работу.
  7. Копия (выписка) распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).
Обратите внимание!

При формировании личных дел отдельных категорий работников (госслужащих, молодых специалистов и пр.) в них включаются и другие документы: декларация о доходах и имуществе, договор о полной материальной ответственности, направление на работу и др. .

В процессе работы сотрудников в их личные дела в хронологической последовательности включаются иные документы (характеристики, заявления о переводе, копии приказов об увольнении и пр.) .

Проверка приказов по личному составу.

Наниматель издает приказы (распоряжения) (далее — приказы) по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений, — приказы по личному составу. К ним относятся приказы: о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и иные .

Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:

— отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;

— ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.

Проверка трудовых книжек.

Трудовые книжки должны быть заполнены на всех сотрудников, работающих более 5 дней, для которых работа в организации является основной .

Отметим, что запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству . Например, на основании копии приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству.

Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:

несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;

несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;

неверное внесение исправлений;

Видео (кликните для воспроизведения).

отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.

Все трудовые книжки, а также их дубликаты и вкладыши к ним должны быть зарегистрированы в книге учета. Проводя аудит, следует обратить внимание на наличие в ней подписей работников о получении расписки о сдаче трудовой книжки в организацию, а также о получении трудовой книжки в связи с увольнением. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя .

Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА

По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:

  • порядок и срок проведения аудита;
  • проверенные кадровые документы;
  • выявленные в ходе проверки нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений и др.

Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.

Источник: http://ilex.by/proveryaem-kadrovuyu-dokumentatsiyu-svoimi-silami/

Положение о проведении кадрового аудита

Утверждено приказом директора

о проведении кадрового аудита

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок проведения кадрового аудита (далее – «Организация»).

1.2. Задачей кадрового аудита является проверка правильности ведения документации кадровой службой Организации, выявление несоответствий кадровой документации требованиям законодательства Российской Федерации, минимизация рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации.

2. Сфера проведения кадрового аудита

2.1. При проведении кадрового аудита проверяется наличие и соответствие законодательству Российской Федерации обязательных документов кадровой службы, локальных нормативных актов, а также системы учета документации.

2.2. К обязательным документам кадровой службы относятся:

— личные карточки работников;

— приказы по личному составу;

— приказы по основной деятельности;

— журнал учета проверок.

2.3. При проверке трудовых договоров необходимо обратить внимание на соответствие их формы и содержания требованиям ст. ст. 56, 57 Трудового кодекса Российской Федерации. Проверяется наличие подписи работника на экземпляре договора, хранящемся в Организации, подтверждающей получение другого экземпляра в соответствии с требованиями ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса Российской Федерации.

Читайте так же:  Аудит финансовых результатов заключение

2.4. В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При проведении аудита осуществляется проверка порядка ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации .

Проверяя правильность внесения записей в трудовые книжки, следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России , и учитывать, что все записи вносятся на основании приказов.

При проведении аудита на данном участке кадрового производства также проверяются:

— приходно-расходные книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации ). Все трудовые книжки работников должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек.

Также необходимым документом является приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, необходимо проверить наличие данного документа.

2.5. При проверке штатного расписания проверяется его соответствие унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России , и правильность заполнения данной формы.

2.6. В соответствии с ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации табель учета рабочего времени является обязательным документом кадровой службы. При проведении аудита осуществляется проверка соответствия рабочего времени, отработанного каждым работником, данным, содержащимся в табеле учета рабочего времени.

2.7. Проверяя график отпусков, утверждаемый работодателем в соответствии с ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года, выясняется, соответствует ли его форма унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России . Кроме этого, если в график вносились изменения или исправления, необходимо наличие подтверждающих документов (например, перенос отпуска должен быть подтвержден приказом генерального директора Организации и согласием работника).

2.8. При проверке личных карточек работников необходимо обратить внимание на соответствие их унифицированной форме Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России . Согласно п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации , с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

При проведении аудита проверяется правильность хранения личных карточек в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц, поскольку в указанных документах содержатся персональные данные работников.

2.9. Приказы по личному составу также должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России : о приеме на работу — формы Т-1, Т-1а, о переводе — формы Т-5, Т-5а, о поощрении — формы Т-11, Т-11а, о прекращении трудового договора (увольнении) — формы Т-8 и Т-8а и т. д. Проверяется наличие указанных документов, оснований для их издания и подписей работников, подтверждающих ознакомление с приказами.

2.10. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Проверяется наличие на указанных документах подписи руководителя Организации и в некоторых случаях визы согласования.

2.11. В соответствии с Письмом Роструда -6-0 должностные инструкции должны быть разработаны по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании Организации. Подлежит проверке наличие должностных инструкций в соответствии с указанными требованиями.

2.12. В соответствии с п. 8 ст. 16 Федерального закона -ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации.

Проверяется соответствие журнала учета проверок Организации типовой форме, утвержденной Приказом Минэкономразвития России . Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью Организации.

2.13. К локальным нормативным актам Организации относятся:

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— Положение о хранении и защите персональных данных.

При проверке указанных документов необходимо обращать внимание на их содержание, поскольку в соответствии с ч. 4 ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 Трудового кодекса Российской Федерации порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению.

2.14. Кроме наличия документов и правильности их оформления необходимо проверить систему учета документов: их регистрацию, систематизацию и учет. Проверке подлежат книги и журналы учета и регистрации, например журнал учета трудовых договоров, приказов по личному составу или журнал выдачи справок, командировочных удостоверений и пр.

В указанных журналах учета и книгах регистрации не должно быть никаких исправлений. Они должны быть прошиты, страницы пронумерованы и заверены подписью руководителя Организации или кадрового работника, ответственного за их ведение. Проверяется также электронный документооборот: актуальность программного обеспечения, соответствие форм электронных документов установленным требованиям.

Читайте так же:  Срок регистрации выпуска акций

3. Порядок проведения кадрового аудита

3.1. Кадровый аудит проводится не реже одного раза в квартал. Основанием для проведения кадрового аудита является издание приказа директора Организации. Приказом определяется предмет проверки (кадровый документооборот в целом либо отдельный участок кадрового производства), а также сроки ее проведения.

3.2. Для проведения кадрового аудита приказом директора Организации создается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включаются сотрудники бухгалтерии, кадровой службы и юридического отдела Организации.

3.3. Сотрудники кадровой службы, не включенные в состав комиссии, а также сотрудники иных подразделений Организации обязаны оказывать содействие членам комиссии в выполнении возложенных на них обязанностей и не препятствовать проведению проверки.

3.4. По результатам проверки составляется Отчет о результатах проведения кадрового аудита, в котором указываются предмет проверки, наличие или отсутствие нарушений законодательства Российской Федерации при оформлении кадровой документации в Организации.

3.5. Отчет о результатах проведения кадрового аудита подписывается членами комиссии и направляется генеральному директору Организации в день его составления.

4. Заключительные положения

4.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения директором Организации и действует до его изменения или отмены.

Источник: http://pandia.ru/text/82/005/59668.php

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

  • возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;
  • сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
  • обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
  • повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;
  • ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т.д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Кадровые журналы, ведение которых обязательно

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

  1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).
  2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).
  3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).
  4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).
  5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

Читайте так же:  Хозяйственное товарищество права учредителей

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

Содержание отчета по аудиту кадровой документации в компании

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Нарушения в оформлении документов

Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.

После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 — 3 года, чаще — при наличии внешних обстоятельств, а именно:

  • при смене руководителя отдела кадров;
  • в преддверии проверки ГИТ;
  • при смене руководства организации и т.д.

Руководителю ООО «Синхрон»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о состоянии кадровой документации

С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О.Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия).

Таблица сверки документов

В связи с изложенным вношу следующие предложения.

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т.д.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

Источник: http://wiseeconomist.ru/poleznoe/78631-provesti-audit-kadrovoj-dokumentacii-svoimi-silami

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-provesti-audit-kadrovoy-dokumentacii-svoimi-silami

Пример внутреннего аудита кадровой документации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here