Внутренний аудит кадровой документации

Полная информация на тему: "Внутренний аудит кадровой документации". Здесь собран полезный материал по теме из авторитетных источников. После прочтения вы можете задать оставшиеся вопросы дежурному юристу.

Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

  1. Организация аудита кадровых документов:
    • основания для проведения,
    • виды аудита,
  2. Порядок проведения аудита кадровых документов:
    • подготовка к аудиту (организационные документы, необходимые для оформления аудита, формирование комиссии),
    • проведение аудита кадровых документов,
    • фиксация результатов аудита,
    • разработка плана мероприятий по итогам проведенного аудита.
  3. Ошибки в проведении аудита кадровых документов:
    • непонимание цели для проведения аудита,
    • неправильная подготовка и организация процедуры аудита,
    • неверное оформление необходимых организационных документов,
    • отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

В российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов.

Вместе с тем, согласно п. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (п. 10) предусматривает регулярное проведение мониторинга для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов. Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

1. Организация аудита кадровых документов

Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

При выборе формы аудита кадровых документов следует помнить, что с одной стороны при внутреннем аудите работники организации могут не иметь соответствующего уровня подготовки, чтобы выявить все возможные нарушения законодательства. С другой стороны, при внешнем аудите существует риск неправильного оформления обработки персональных данных работников представителями сторонней организации. Кроме того, цена на услуги аудита довольно высока.

2. Порядок проведения аудита кадровых документов

Поскольку порядок проведения аудита кадровых документов законодательно не определен, каждый работодатель может закрепить свой порядок проведения этого мероприятия.

Оптимальным для проведения аудита кадровых документов является следующий алгоритм:

  1. Определить цели и задачи мероприятия
  2. Издать приказ о проведении аудита кадровых документов
  3. Составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке
  4. Подготовить бланки для занесения информации
  5. Проверить наличие обязательных кадровых документов, соответствие их оформления и содержания требованиям законодательства РФ
  6. Оформить отчет по результатам проверки
  7. Принять решение по итогам проведения аудита
  8. Составить план исправления обнаруженных нарушений

С какой целью проводится аудит кадровых документов и какие задачи ставятся перед этим мероприятием?

Основаниями для проведения процедуры аудита могут служить:

  • смена руководства организации;
  • смена работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (увольнение или перевод на другую должность, в другое подразделение, перераспределение обязанностей и т.п.);
  • плановая или внеплановая проверка ГИТ по заявлению работника (увольнение по инициативе работодателя, невыплата заработной платы, премии);
  • приведение кадровой документации в соответствие с изменениями в действующем законодательстве (напр., вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТ Р 7.0.97 — 2016)
  • регулярная плановая проверка состояния кадровой документации в организации (напр., ежегодная).

Приказ о проведении аудита кадровых документов издается в произвольной форме. В этом распорядительном документе следует сформировать состав комиссии (как правило, это работники, имеющие соответствующую квалификацию: кадровые работники, юрисконсульты, архивариусы, секретари и т.д.) и определить сроки проведения (приложение 1).

На что надо обратить особое внимание при проверке кадровых документов:

  • наличие разных видов документации
  • правила комплектования и хранения кадровых документов
  • сроки хранения
  • соответствие формы документов требованиям оформления документов
  • сопоставление содержания кадровой документации с нормативными требованиями

Аудит кадровых документов может проводится в виде полной или выборочной проверки.

Полная проверка всех видов кадровой документации, как правило, проводится ежегодно по плану проверок.

Перед проведением аудита следует составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке, разделив их по видам (приложение 2).

Выборочная (сквозная) проверка проводится, для определения соблюдения прав отдельных категорий работников, например:

  • лиц, не достигших возраста 18 лет;
  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • женщин, имеющих детей до 3-х лет;
  • работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
  • надомников и т.д
  • Для эффективного сбора информации следует разработать бланки (приложение 3)

    Информацию рекомендуется фиксировать в готовых формах (приложение 4)

    После фиксации информации необходимо оформить отчет по итогам проведенного аудита (приложение 5)

    Далее следует оформить план мероприятий по итогам проведенного аудита с указанием сроков выполнения и ответственных лиц (приложение 6)

    3. Типичные ошибки в аудите кадровых документов.

    Ошибка 1. Непроведение аудита кадровых документов.

    Несмотря на то, что законодательством не предусмотрено обязательное проведение этой процедуры, работодателю важно постоянно иметь информацию о состоянии дел:

    • мониторить состояние кадрового делопроизводства;
    • понимать, какие допускаются нарушения и ошибки;
    • приводить кадровые документы в соответствие с требованиями трудового законодательства.

    Ошибка 2. Непонимание цели для проведения аудита

    Аудит кадровых документов проводится, но формально, «для галочки». В результате цели не достигаются, задачи не решаются.

    Ошибка 3. Неправильная подготовка процедуры аудита

    Поскольку процедура проведения аудита законодательно не регламентирована, работодатели проводят аудит кадровых документов без предварительной подготовки. Это приводит к тому, что информация собирается, но не обрабатывается должным образом.

    Ошибка 4. Неверное оформление необходимых организационных документов

    Четкого перечня организационных документов для проведения аудита кадровых документов не существует. И работодатель не оформляет либо неверно оформляет приказы, отчеты, акты, планы.

    Читайте так же:  Решение о ликвидации ооо два учредителя

    В результате чего информация, незафиксированная и неоформленная должным образом, утрачивается или искажается.

    Ошибка 5. Отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

    После проведения аудита кадровых документов не составляется план мероприятий по исправлению нарушений и ошибок. Как следствие, они не исправляются, а повторяются вновь и вновь.

    Вывод:

    Несмотря на то, что в российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов, каждому работодателю следует регулярно его проводить, чтобы быть уверенным в том, что работа с кадровыми документами ведётся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Источник: http://www.specialist.ru/news/4946/audit-kadrovih-dokumentov-organizaciya-provedenie-oshibki

    Проверяем кадровую документацию своими силами

    Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:

    — привлечь внешних специалистов (внешний аудит);

    — провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).

    Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.

    Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

    Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:

    перед государственной проверкой;

    при смене руководителя организации или кадровой службы;

    в случае изменения законодательства и т.д.

    Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ

    Если наниматель решил провести аудит кадровой документации, то, как правило, он издает приказ . В нем целесообразно установить:

    — задачи и цели проведения аудита;

    — сроки проведения аудита.

    Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.

    Справочная информация.

    Узнать, придет ли государственный инспектор в вашу организацию, можно на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь: http://kgk.gov.by/ru/koord_plan_minsk-ru/.

    План проверок составляется на полугодие, т.е. 2 раза в год.

    — состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.

    Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;

    — срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.

    Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

    На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы. Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке. К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:

    • правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
    • штатное расписание;
    • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
    • трудовые книжки;
    • должностные и рабочие инструкции;
    • личные дела работников;
    • личные карточки (для военнообязанных) ;
    • приказы (распоряжения) о приеме, переводе, отпусках, дисциплинарных взысканиях, увольнении;
    • графики (отпусков, работ, сменности);
    • табели использования рабочего времени и др.

    Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ

    Как правило, комиссия, проводящая аудит, проверяет наличие обязательных документов и их оформление. Отметим, что кадровые документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства (содержать обязательные и верно оформленные реквизиты, составляться на бланках организации (для некоторых видов документов) и т.д.) .

    Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.

    К ним относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции и др. . При их проверке следует учитывать, что ЛНПА должны:

    — не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);

    — оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить ;

    — не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде и др.

    При аудите ЛНПА стоит обратить внимание на ознакомление работников с ними . Оно может быть произведено путем проставления даты и подписи работника в самом ЛНПА, журнале или листе ознакомления.

    Проверка трудовых договоров (контрактов).

    Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:

    всех обязательных сведений и условий ;

    подписей обеих сторон (работника и нанимателя) .

    Проверка личных дел.

    Личные дела ведутся не на всех работников. Они обязательны для: руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих и на иных лиц, определенных законодательством (например, на явившихся для трудоустройства обязанных лиц ), .

    Анализируя личные дела, следует обратить внимание:

    — на последовательность включения в них документов;

    — наличие в них обязательных документов.

    Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.

    1. Внутренняя опись документов личного дела.
    2. Дополнение к личному листку по учету кадров.
    3. Личный листок по учету кадров.
    4. Автобиография.
    5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
    6. Заявление о приеме на работу.
    7. Копия (выписка) распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).
    Читайте так же:  Как провести собрание учредителей ооо
    Обратите внимание!

    При формировании личных дел отдельных категорий работников (госслужащих, молодых специалистов и пр.) в них включаются и другие документы: декларация о доходах и имуществе, договор о полной материальной ответственности, направление на работу и др. .

    В процессе работы сотрудников в их личные дела в хронологической последовательности включаются иные документы (характеристики, заявления о переводе, копии приказов об увольнении и пр.) .

    Проверка приказов по личному составу.

    Наниматель издает приказы (распоряжения) (далее — приказы) по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений, — приказы по личному составу. К ним относятся приказы: о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и иные .

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:

    — отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;

    — ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.

    Проверка трудовых книжек.

    Трудовые книжки должны быть заполнены на всех сотрудников, работающих более 5 дней, для которых работа в организации является основной .

    Отметим, что запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству . Например, на основании копии приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству.

    Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:

    несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;

    несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;

    неверное внесение исправлений;

    отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.

    Все трудовые книжки, а также их дубликаты и вкладыши к ним должны быть зарегистрированы в книге учета. Проводя аудит, следует обратить внимание на наличие в ней подписей работников о получении расписки о сдаче трудовой книжки в организацию, а также о получении трудовой книжки в связи с увольнением. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя .

    Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА

    По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:

    • порядок и срок проведения аудита;
    • проверенные кадровые документы;
    • выявленные в ходе проверки нарушения;
    • рекомендации по устранению нарушений и др.

    Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.

    Источник: http://ilex.by/proveryaem-kadrovuyu-dokumentatsiyu-svoimi-silami/

    Кадровый аудит

    Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

    С января 2018 года были приняты изменения в ТК РФ,

    регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства

    Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

    Когда обращаются за услугами кадрового аудита

    Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

    Что такое кадровый аудит

    Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

    Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

    Такой подход может:

    • Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
    • Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
    • Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

    При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

    Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

    Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

    Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

    Зачем требуется кадровый аудит

    Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

    • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
    • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
    • Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
    • Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов
    Читайте так же:  Передаточный акт при реорганизации в форме выделения

    Источник: http://www.serconsrus.ru/services/kadrovyy-audit/

    Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

    • Шестакова Екатерина | генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к.ю.н.

    Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

    Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

    В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

    Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

    Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

    Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

    Проверка в компании: необходимые основания

    Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

    • планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
    • факты несчастных случаев на производстве;
    • обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
    • информация, поступившая от правоохранительных органов.

    Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента государственной регистрации 1 . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть следы нарушений 2 . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

    Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры не вправе 3 .

    В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

    Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

    Документы можно разделить по следующим видам:

    • Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
    • Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
    • Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

    Индивидуальные локальные нормативные акты

    Обязательные локальные акты организации

    Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

    Систематизация информации: как организовать документооборот

    По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

    • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
    • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
    • положение об охране коммерческой тайны;
    • положение об адаптации работников;
    • положение о порядке прохождения испытательного срока;
    • положение о проведении аттестации работников.

    Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

    После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

    Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

    Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

    Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

    Читайте так же:  Аудиторские проверки контрольные

    График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

    Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

    Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

    На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

    В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске – за три дня до его начала 4 . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты – в качестве профилактики рецидива – ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

    Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда 5 .

    Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

    Сложные вопросы проверок: судебная практика

    Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации – это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

    Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

    Сноски

    Пункт 4 ст. 7 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

    Читайте так же:  Как получить дивиденды с иностранных акций

    Статья 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

    Статьи 136 и 140 ТК РФ. Вернуться назад

    Приказ Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 г. «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 10.03.2008 г. № 10. Вернуться назад

    Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=6690

    Кадровая работа в современной организации в 2020 г. Уровень 3. Внутренний аудит кадровых документов

    Кадровый менеджмент

    Управление персоналом

    Этот курс в нашем Центре
    успешно закончили
    3764 человек!

    Transactional HR Functions in a Modern Organization in 2020. Level 3. Internal Audit of HR Documentation

    Данный курс одобрен и рекомендован Ассоциацией консультантов по персоналу!

    Подготовка по специальностям:

    Практикум соответствует требованиям профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утв. приказом Минтруда РФ от «06» октября 2015 г. № 691н!

    На данном курсе Вы познакомитесь с порядком проведения аудита кадровых документов и оформлением его результатов, научитесь правильно документировать ситуации, связанные с утратой и порчей документов, выполните практикум по каждой теме, узнаете об ответственности за нарушения в сфере труда, получите конкретные рекомендации по вопросам ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства 2019-2020 г.

    Не обязательно учиться на своих ошибках! В качестве практических примеров на занятиях демонстрируется видеоматериал «Кадровые истории», в котором Вы сможете увидеть и проанализировать ошибки, встречающиеся в повседневной работе кадровика (при приеме на работу, ведении трудовых книжек, увольнении, хранении кадровых документов). Такие «отрицательные примеры» в дальнейшем помогут Вам квалифицированно устранять нарушения и вести кадровую документацию грамотно и профессионально.

    В курсе рассматриваются практические примеры, в т.ч. из судебной практики, разбираются реальные ситуации, которые возникают в процессе работы.

    Курс «Внутренний аудит кадровых документов» в первую очередь рекомендован руководителям, специалистам, менеджерам отделов кадров, служб управления персоналом, которым самостоятельно предстоит проводить внутренний аудит кадровых документов в ситуациях: изменения действующего трудового законодательства; предстоящей проверки организации трудовой инспекцией; вступления в должность/увеличения объема выполняемой работы и др.

    Источник: http://www.specialist.ru/course/kadr2-b

    Внутренний аудит кадровой документации

    Заказать обратный звонок

    Внутренний аудит кадровой документации

    Программа

    Актуально: Перспективы перехода в оформлении кадровых процедур в электронном виде.
    Законопроекты: электронный трудовой договор, электронные трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности.
    Требования к электронным документам: какие виды подписи необходимо использовать для признания электронного документа равнозначным бумажному?

    1. Аудит кадровых документов собственными силами
    • Понятие аудита кадровых документов, виды проверок.
    • Аудит как способ уменьшения штрафов.
    • Оформление процедуры аудита. Выявление приоритетных направлений и сроков завершения работ. Разработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений.
    • Определение сроков давности – какие нарушения устранять необязательно? За какие года необходимо проверить документацию?
    • Определение ответственных лиц. Кого можно наказать за выявленные нарушения?
    • Ответственность работников (внутренних аудиторов) за проведение кадрового контроля
    • Проверочные листы как инструмент внутреннего контроля

    2. Анализ оформления и содержания локальных актов
    • Какие локальные акты обязательно должны быть в организации?
    • Соблюден ли порядок утверждения и ознакомления работников?
    • Как определить какие условия обязательно должны быть в локальных актах?
    • «Незаметные» нарушения: какие формальности требует ГИТ от локальных актов?

    3. Анализ оформления и содержания процедуры приема на работу
    • Требования к трудовому договор. Проверка правильности заключения трудового договора и приема на работу особых/льготных групп
    • Проверка приказов, трудовых книжек, уведомлений на предмет соответствия требованиям трудового законодательства

    4. Аудит документов, связанных с движением кадров, предоставлением отпусков
    • Анализ оформления документов, образующихся в процессе движения кадров (соглашения к трудовым договорам, приказы по личному составу, личные карточки Т2
    • Правовые последствия нарушений правил оформления документов, связанных с движением персонала, исправление ошибок
    • Аудит процедуры и документов по предоставлению отпусков.

    5. Аудит документов по режиму и оплате труда
    • Анализ графиков сменности.
    • Требования к норме рабочего времени.
    • Анализ оплаты труда работников. Требования к расчетным листкам. Анализ оплаты сверхурочной работы и работы в выходные дни.
    • Оформление командировок.

    6. Аудит документов по прекращению трудовых отношений
    • Анализ процедуры прекращения
    • Проверка документов по прекращению трудовых отношений
    • Рекомендации к документам по увольнению на основе судебной практики
    • Какие документы необходимо оформить?
    • Когда подписать документы об увольнении?
    • Рекомендации к нестандартным увольнениям: во время отпуска, болезни, в праздничный день

    7. Оформление результатов аудита
    • Подведение итогов проведения аудита
    • Выработка рекомендаций по исправлению нарушений
    • Разработка алгоритмов по кадровым процессам как способ минимизации нарушений
    • Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства.

    Очная встреча с лектором:
    28 ОКТЯБРЯ 2019 года с 10.00 до 17.00
    Место проведения: г. Сыктывкар, место проведения уточняется
    Стоимость 5600 руб

    Заочное обучение-самостоятельное изучение методического материала от лектора.

    По окончании выдается Удостоверение о повышении квалификации на 16 часов**

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://www.tu-rk.ru/event/vnutrenniy-audit-kadrovoy-dokumentatsii/

    Внутренний аудит кадровой документации
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here