Внутренний аудит кадровых документов

Полная информация на тему: "Внутренний аудит кадровых документов". Здесь собран полезный материал по теме из авторитетных источников. После прочтения вы можете задать оставшиеся вопросы дежурному юристу.

Внутренний аудит кадровых документов

Заказать обратный звонок

Внутренний аудит кадровой документации

Программа

Актуально: Перспективы перехода в оформлении кадровых процедур в электронном виде.
Законопроекты: электронный трудовой договор, электронные трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности.
Требования к электронным документам: какие виды подписи необходимо использовать для признания электронного документа равнозначным бумажному?

1. Аудит кадровых документов собственными силами
• Понятие аудита кадровых документов, виды проверок.
• Аудит как способ уменьшения штрафов.
• Оформление процедуры аудита. Выявление приоритетных направлений и сроков завершения работ. Разработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений.
• Определение сроков давности – какие нарушения устранять необязательно? За какие года необходимо проверить документацию?
• Определение ответственных лиц. Кого можно наказать за выявленные нарушения?
• Ответственность работников (внутренних аудиторов) за проведение кадрового контроля
• Проверочные листы как инструмент внутреннего контроля

2. Анализ оформления и содержания локальных актов
• Какие локальные акты обязательно должны быть в организации?
• Соблюден ли порядок утверждения и ознакомления работников?
• Как определить какие условия обязательно должны быть в локальных актах?
• «Незаметные» нарушения: какие формальности требует ГИТ от локальных актов?

3. Анализ оформления и содержания процедуры приема на работу
• Требования к трудовому договор. Проверка правильности заключения трудового договора и приема на работу особых/льготных групп
• Проверка приказов, трудовых книжек, уведомлений на предмет соответствия требованиям трудового законодательства

4. Аудит документов, связанных с движением кадров, предоставлением отпусков
• Анализ оформления документов, образующихся в процессе движения кадров (соглашения к трудовым договорам, приказы по личному составу, личные карточки Т2
• Правовые последствия нарушений правил оформления документов, связанных с движением персонала, исправление ошибок
• Аудит процедуры и документов по предоставлению отпусков.

5. Аудит документов по режиму и оплате труда
• Анализ графиков сменности.
• Требования к норме рабочего времени.
• Анализ оплаты труда работников. Требования к расчетным листкам. Анализ оплаты сверхурочной работы и работы в выходные дни.
• Оформление командировок.

6. Аудит документов по прекращению трудовых отношений
• Анализ процедуры прекращения
• Проверка документов по прекращению трудовых отношений
• Рекомендации к документам по увольнению на основе судебной практики
• Какие документы необходимо оформить?
• Когда подписать документы об увольнении?
• Рекомендации к нестандартным увольнениям: во время отпуска, болезни, в праздничный день

7. Оформление результатов аудита
• Подведение итогов проведения аудита
• Выработка рекомендаций по исправлению нарушений
• Разработка алгоритмов по кадровым процессам как способ минимизации нарушений
• Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства.

Очная встреча с лектором:
28 ОКТЯБРЯ 2019 года с 10.00 до 17.00
Место проведения: г. Сыктывкар, место проведения уточняется
Стоимость 5600 руб

Заочное обучение-самостоятельное изучение методического материала от лектора.

По окончании выдается Удостоверение о повышении квалификации на 16 часов**

Источник: http://www.tu-rk.ru/event/archive/vnutrenniy-audit-kadrovoy-dokumentatsii/

Внутренний аудит кадровых документов

Заказать обратный звонок

Внутренний аудит кадровой документации

Программа

Актуально: Перспективы перехода в оформлении кадровых процедур в электронном виде.
Законопроекты: электронный трудовой договор, электронные трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности.
Требования к электронным документам: какие виды подписи необходимо использовать для признания электронного документа равнозначным бумажному?

1. Аудит кадровых документов собственными силами
• Понятие аудита кадровых документов, виды проверок.
• Аудит как способ уменьшения штрафов.
• Оформление процедуры аудита. Выявление приоритетных направлений и сроков завершения работ. Разработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений.
• Определение сроков давности – какие нарушения устранять необязательно? За какие года необходимо проверить документацию?
• Определение ответственных лиц. Кого можно наказать за выявленные нарушения?
• Ответственность работников (внутренних аудиторов) за проведение кадрового контроля
• Проверочные листы как инструмент внутреннего контроля

2. Анализ оформления и содержания локальных актов
• Какие локальные акты обязательно должны быть в организации?
• Соблюден ли порядок утверждения и ознакомления работников?
• Как определить какие условия обязательно должны быть в локальных актах?
• «Незаметные» нарушения: какие формальности требует ГИТ от локальных актов?

3. Анализ оформления и содержания процедуры приема на работу
• Требования к трудовому договор. Проверка правильности заключения трудового договора и приема на работу особых/льготных групп
• Проверка приказов, трудовых книжек, уведомлений на предмет соответствия требованиям трудового законодательства

4. Аудит документов, связанных с движением кадров, предоставлением отпусков
• Анализ оформления документов, образующихся в процессе движения кадров (соглашения к трудовым договорам, приказы по личному составу, личные карточки Т2
• Правовые последствия нарушений правил оформления документов, связанных с движением персонала, исправление ошибок
• Аудит процедуры и документов по предоставлению отпусков.

5. Аудит документов по режиму и оплате труда
• Анализ графиков сменности.
• Требования к норме рабочего времени.
• Анализ оплаты труда работников. Требования к расчетным листкам. Анализ оплаты сверхурочной работы и работы в выходные дни.
• Оформление командировок.

6. Аудит документов по прекращению трудовых отношений
• Анализ процедуры прекращения
• Проверка документов по прекращению трудовых отношений
• Рекомендации к документам по увольнению на основе судебной практики
• Какие документы необходимо оформить?
• Когда подписать документы об увольнении?
• Рекомендации к нестандартным увольнениям: во время отпуска, болезни, в праздничный день

Читайте так же:  Аудит финансовой отчетности ошибки

7. Оформление результатов аудита
• Подведение итогов проведения аудита
• Выработка рекомендаций по исправлению нарушений
• Разработка алгоритмов по кадровым процессам как способ минимизации нарушений
• Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства.

Очная встреча с лектором:
28 ОКТЯБРЯ 2019 года с 10.00 до 17.00
Место проведения: г. Сыктывкар, место проведения уточняется
Стоимость 5600 руб

Заочное обучение-самостоятельное изучение методического материала от лектора.

По окончании выдается Удостоверение о повышении квалификации на 16 часов**

Источник: http://www.tu-rk.ru/event/vnutrenniy-audit-kadrovoy-dokumentatsii/

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

В 2018 году внесено множество уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятий включают в себя анализ кадровой документации.

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
  • если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
  • при смене руководителя организации;
  • при массовом увольнении работников;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
  • в некоторых других случаях.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

  • выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
  • определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
  • издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

  • штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
  • трудовые договора и договора о материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
  • личные карточки (форма N Т-2);
  • график отпусков;
  • уведомления работников о времени начала отпуска;
  • графики сменности (в случае работы по сменам);
  • табеля учета использования рабочего времени;
  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • должностные инструкции;
  • локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
  • локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
  • результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N
Читайте так же:  Требования к обязательному аудиту

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке трудовых книжек необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Источник: http://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/kadrovyy-audit-polza-vidy-protsedura/

Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

  1. Организация аудита кадровых документов:
    • основания для проведения,
    • виды аудита,
  2. Порядок проведения аудита кадровых документов:
    • подготовка к аудиту (организационные документы, необходимые для оформления аудита, формирование комиссии),
    • проведение аудита кадровых документов,
    • фиксация результатов аудита,
    • разработка плана мероприятий по итогам проведенного аудита.
  3. Ошибки в проведении аудита кадровых документов:
    • непонимание цели для проведения аудита,
    • неправильная подготовка и организация процедуры аудита,
    • неверное оформление необходимых организационных документов,
    • отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

В российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов.

Вместе с тем, согласно п. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (п. 10) предусматривает регулярное проведение мониторинга для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов. Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

Читайте так же:  Что дает уставной капитал ооо

1. Организация аудита кадровых документов

Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

При выборе формы аудита кадровых документов следует помнить, что с одной стороны при внутреннем аудите работники организации могут не иметь соответствующего уровня подготовки, чтобы выявить все возможные нарушения законодательства. С другой стороны, при внешнем аудите существует риск неправильного оформления обработки персональных данных работников представителями сторонней организации. Кроме того, цена на услуги аудита довольно высока.

2. Порядок проведения аудита кадровых документов

Поскольку порядок проведения аудита кадровых документов законодательно не определен, каждый работодатель может закрепить свой порядок проведения этого мероприятия.

Оптимальным для проведения аудита кадровых документов является следующий алгоритм:

  1. Определить цели и задачи мероприятия
  2. Издать приказ о проведении аудита кадровых документов
  3. Составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке
  4. Подготовить бланки для занесения информации
  5. Проверить наличие обязательных кадровых документов, соответствие их оформления и содержания требованиям законодательства РФ
  6. Оформить отчет по результатам проверки
  7. Принять решение по итогам проведения аудита
  8. Составить план исправления обнаруженных нарушений

С какой целью проводится аудит кадровых документов и какие задачи ставятся перед этим мероприятием?

Основаниями для проведения процедуры аудита могут служить:

  • смена руководства организации;
  • смена работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (увольнение или перевод на другую должность, в другое подразделение, перераспределение обязанностей и т.п.);
  • плановая или внеплановая проверка ГИТ по заявлению работника (увольнение по инициативе работодателя, невыплата заработной платы, премии);
  • приведение кадровой документации в соответствие с изменениями в действующем законодательстве (напр., вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТ Р 7.0.97 — 2016)
  • регулярная плановая проверка состояния кадровой документации в организации (напр., ежегодная).
Видео (кликните для воспроизведения).

Приказ о проведении аудита кадровых документов издается в произвольной форме. В этом распорядительном документе следует сформировать состав комиссии (как правило, это работники, имеющие соответствующую квалификацию: кадровые работники, юрисконсульты, архивариусы, секретари и т.д.) и определить сроки проведения (приложение 1).

На что надо обратить особое внимание при проверке кадровых документов:

  • наличие разных видов документации
  • правила комплектования и хранения кадровых документов
  • сроки хранения
  • соответствие формы документов требованиям оформления документов
  • сопоставление содержания кадровой документации с нормативными требованиями

Аудит кадровых документов может проводится в виде полной или выборочной проверки.

Полная проверка всех видов кадровой документации, как правило, проводится ежегодно по плану проверок.

Перед проведением аудита следует составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке, разделив их по видам (приложение 2).

Выборочная (сквозная) проверка проводится, для определения соблюдения прав отдельных категорий работников, например:

  • лиц, не достигших возраста 18 лет;
  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • женщин, имеющих детей до 3-х лет;
  • работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
  • надомников и т.д
  • Для эффективного сбора информации следует разработать бланки (приложение 3)

    Информацию рекомендуется фиксировать в готовых формах (приложение 4)

    После фиксации информации необходимо оформить отчет по итогам проведенного аудита (приложение 5)

    Далее следует оформить план мероприятий по итогам проведенного аудита с указанием сроков выполнения и ответственных лиц (приложение 6)

    3. Типичные ошибки в аудите кадровых документов.

    Ошибка 1. Непроведение аудита кадровых документов.

    Несмотря на то, что законодательством не предусмотрено обязательное проведение этой процедуры, работодателю важно постоянно иметь информацию о состоянии дел:

    • мониторить состояние кадрового делопроизводства;
    • понимать, какие допускаются нарушения и ошибки;
    • приводить кадровые документы в соответствие с требованиями трудового законодательства.

    Ошибка 2. Непонимание цели для проведения аудита

    Аудит кадровых документов проводится, но формально, «для галочки». В результате цели не достигаются, задачи не решаются.

    Ошибка 3. Неправильная подготовка процедуры аудита

    Поскольку процедура проведения аудита законодательно не регламентирована, работодатели проводят аудит кадровых документов без предварительной подготовки. Это приводит к тому, что информация собирается, но не обрабатывается должным образом.

    Ошибка 4. Неверное оформление необходимых организационных документов

    Четкого перечня организационных документов для проведения аудита кадровых документов не существует. И работодатель не оформляет либо неверно оформляет приказы, отчеты, акты, планы.

    В результате чего информация, незафиксированная и неоформленная должным образом, утрачивается или искажается.

    Ошибка 5. Отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

    После проведения аудита кадровых документов не составляется план мероприятий по исправлению нарушений и ошибок. Как следствие, они не исправляются, а повторяются вновь и вновь.

    Вывод:

    Несмотря на то, что в российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов, каждому работодателю следует регулярно его проводить, чтобы быть уверенным в том, что работа с кадровыми документами ведётся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Источник: http://www.specialist.ru/news/4946/audit-kadrovih-dokumentov-organizaciya-provedenie-oshibki

    Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

    • Шестакова Екатерина | генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к.ю.н.

    Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

    Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

    Читайте так же:  Юридическое лицо возникает с момента регистрации

    В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

    Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

    Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

    Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

    Проверка в компании: необходимые основания

    Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

    • планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
    • факты несчастных случаев на производстве;
    • обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
    • информация, поступившая от правоохранительных органов.

    Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента государственной регистрации 1 . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть следы нарушений 2 . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

    Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры не вправе 3 .

    В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

    Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

    Документы можно разделить по следующим видам:

    • Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
    • Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
    • Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

    Индивидуальные локальные нормативные акты

    Обязательные локальные акты организации

    Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

    Систематизация информации: как организовать документооборот

    По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

    • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
    • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
    • положение об охране коммерческой тайны;
    • положение об адаптации работников;
    • положение о порядке прохождения испытательного срока;
    • положение о проведении аттестации работников.

    Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

    После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

    Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

    Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

    Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

    График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

    Читайте так же:  Открытие мини кондитерской с нуля бизнес план

    Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

    Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

    На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

    В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске – за три дня до его начала 4 . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты – в качестве профилактики рецидива – ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

    Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда 5 .

    Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

    Сложные вопросы проверок: судебная практика

    Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации – это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

    Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

    Сноски

    Пункт 4 ст. 7 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

    Статья 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

    Статьи 136 и 140 ТК РФ. Вернуться назад

    Приказ Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 г. «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 10.03.2008 г. № 10. Вернуться назад

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=6690

    Внутренний аудит кадровых документов
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here